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Recettes : Comment créer et paramétrer un acte

Création d'une compte de recettes
Création d'une nouvel acte

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niveau :  avancé

Il faut bien comprendre que ce qui est important, c'est que la recette doit arriver au bon endroit, sur le bon compte de trésorerie et sur la 2035 en un seul exemplaire.

Pour paramétrer correctement un nouvel acte, il faut donc remonter de la 2035 jusqu'au dossier patient, alors qu'à l'utilisation,la recette suivra le chemin inverse.

  • Si on va consulter "l'annexe à la déclaration fiscale n° 2035" (états => déclaration fiscale 2035), seuls la rubrique "AA" des recettes encaissées est à retenir. 

  • En cas de besoin des autres rubriques : "AF" gains divers par exemple, il ne s'agit pas d'actes effectués, mais des remboursements de trop perçu de taxe, d'indemnités d'assurance, etc...qui doivent être inscrit en comptabilité directement à partir de la comptabilité, et non à partir de dossiers patients dans Hellodoc 5 ni du livre de recettes dans HD5.

Remontons dans la comptabilité pour aller à la page "comptes de recettes"

"affichage" => "comptes de recettes"

 

Astuce

  • Soit vous gardez tout, 

  • soit pour une question de meilleure lisibilité vous effacez toutes les lignes qui ne concernent visiblement pas la médecine. (vous pouvez imprimer cette page au cas où, mais en créant un nouveau cabinet ou un nouvel utilisateur, vous la retrouverez facilement)

  • Au minimum, vous gardez les comptes 1081 - 5801 - la série 706-7061-7062 - 76 - 77 - 775 ; en cas de besoin, vous recréerez les autres lignes, en vous aidant d'un livre de comptabilité tel que fourni par vos ARA-PL. Vous obtenez ceci, ce qui est déjà plus lisible et moins angoissant.

Nous arrivons à un moment de réflexion : de quels comptes avons nous besoins pour nos recettes?

  • Nous pourrions garder uniquement le code 706 et verser toutes nos recettes sur ce compte.
     

  • Nous pourrions garder un compte 7061 pour les consultations, un compte 7062 pour les visites, créer un compte 7063 pour les actes en K, un compte 7064 pour des actes divers, et un compte 7065 pour des actes hors convention par exemple, et supprimer le compte 706.

  • Souvenons nous que nous allons (ou pouvons) effacer dans hellodoc 5 toutes les recettes des dossiers médicaux après cloture d'un exercice comptable, pour alléger les dossiers. Le seul moyen de pouvoir faire des statistiques à postériori sur les différents actes sera alors de créer autant de comptes que nécessaire dans cette page "comptes de recettes". Par exemple, on peut créer un compte 70611 pour les consultations "normales", un compte 70612 pour des consultations de jour férié, un compte 70613 pour les consultations de nuit, etc....ce numéro de compte doit être unique dans cette page de compte, et ne comporter au maximum que 7 chiffres, ce qui donne beaucoup de latitude.

            = Il est toujours possible de rajouter des comptes en cours d'exercice.

            = Par sécurité, un compte de recettes qui n'est pas vide ne pourra pas être supprimé
               .Un essai sur notre cabinet de test ne coûte rien.

Création d'un nouveau compte de recettes

  • Nous allons donc créer un compte pour les consultations de jour férié : "CF"

  • Un clic droit dans la fenêtre, puis ajouter.

  • Une fenêtre "ajout d'un compte de recettes" apparaît; en  « rubrique », 

  • ouvrons le menu déroulant 

  • et choisissons "AA", et remplissons comme indiqué, 

  • et comme nous avions prévu ci-dessus, validons.

            ATTENTION : si nous n'indiquons pas de "rubrique", la recette n'ira pas en 2035

  • Le nouveau compte vient s'ajouter juste après le compte 7061, là ou nous l'avions pressenti. Nous pouvons à présent retourner dans HD5.

Création d’un nouvel acte

  • Ouvrons le menu "cabinet" puis validons "paramètres" pour ouvrir cette boite de saisie déjà connue.
     

  • Un clic sur l'icône "ajouter" ou un double clic dans le fenêtre ouvre une nouvelle boite de saisie "acte" que nous allons remplir 

  • un clic sur les "..." de "comptabilité", un double clic sur le compte "70612", et tout se remplit automatiquement, sauf la valeur que nous mettons manuellement. Nous pouvons valider.

  • Ce nouvel acte se met en tête de liste, un clic sur la ligne du dessous pour surligner, un clic sur le flèche bleue pour faire reprendre la première place, un nouveau clic sur l'acte CF, enfin un  ou plusieurs clics sur la flèche bleue qui fait descendre à l'emplacement voulu.

  • Nous pouvons maintenant aller dans un dossier patient, l'acte "CF" est en bonne position dans le choix des actes (les plus fréquents à mettre en haut), et faire une consultation de jour férié.

  • On peut vérifier dans le livre des recettes de HD

  • puis en comptabilité sur le compte par défaut "CHQ" si on a enregistré un chèque.

  • On peut vérifier sur le compte de trésorerie "CHQ"

  • On peut vérifier dans "écritures de recettes" de la comptabilité.

  • Elle est bien inscrite aussi sur le compte de recettes 70612.

  • Enfin (si on a vérifié avant) elle s'est bien ajoutée sur la 2035.

Et si on utilise la télétransmission, ce que l'on a fait, est-il aussi valable?

            Il suffit de tester........

            Astuce : Dans votre cabinet de test, vous pouvez utiliser votre CPS : menu "fichier" puis lecture de la carte professionnelle, et ce cabinet devient fonctionnel pour faire des tests avec CPS + votre carte  CV ou celle oubliée par un patient.

            Créons un nouveau dossier avec une CV, cliquons sur l'icône à coté du coffre fort et prévue pour les FSE.

            Faisons un acte « consultation de jour férié »  

            Au niveau prestation, nous devons choisir l'acte "C", indiquons ensuite "F" pour férié, le total indique 39.06 euros; validons : ceci est valable pour le samedi après-midi

            Attention : les dimanches et jours fériés fixe, le « F » s’inscrit automatiquement le jour comme la nuit.

  • Au niveau "prestation" apparaît le code C+F

  • Mais l'acte s'enregistre sous "C" avec une valeur de 39.06

  •   Un clic sur C+F, et la correction est apportée.

Faisons un nouvel essais avec une visite de maintien à domicile en FSE.

  • Nous choisissons comme tout à l'heure l'acte "C", validons; nous ouvrons de nouveau, et recherchons la prestation officielle "MD" que nous validons à son tour.

  • Cette fois-ci, apparait l'acte "*" que vous aviez peut être remarqué à la page "actes" (et que vous n'aviez pas supprimé) Cet acte a été crée pour les actes de ce type avec plusieurs lignes, ou les actes multiples sur la même FSE.

  • Il suffit, comme précédemment de remplacer le "*" par l'acte adéquat en cliquant dessus, ici V+MD avant d'enregistrer.

            Un point pratique : inscrire à la page "actes" l'acte "*" sur le compte 706 "honoraires", et seulement lui; comme ce compte ne nous sert pas, il permet de vérifier (à la page « comptes de recettes » le débit ne serait pas nul) qu'on a pas oublié de corriger le nom de l'acte (mais c'est sans importance sur la 2035, à condition de  valider ce compte 706 avec la rubrique "AA") Le montant doit rester à zéro, car la valeur réelle de  l’acte «  * » est variable.

Si cet acte n’existe pas, il suffit de le créer comme ci-dessous.       

 

Suite du dossier

 

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