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Rapprochement des RETOUR NOEMIE
par Yves ADENIS LAMARRE 


    Ca sert à quoi le rapprochement des noémies? 

Dans HD5, les recettes en tiers-payants sont en attente de validation, contrairement à celles qui ont été  payées; dans ce cas, la valeur de la recette va s'ajouter au total journalier et mensuel des recettes payées et en comptabilité. Pas dans le premier cas : il faut valider le paiement pour obtenir ce résultat. Le rapprochement des noémies permet de rapprocher, donc de valider le paiement des recettes en tiers-payants, à la date de paiement,  en une seule opération pour toutes les recettes incluses dans un même retour noémie. Dans HD5, les recettes seront validées comme payées à la date du paiement, elles seront visualisables comme recettes payées en recettes journalières, mensuelles et transférées en comptabilité.

  • Il faut partir du menu "outils" de la barre des menus de HD5, 
  • aller à "feuilles de soins", 
  • puis "pointage des paiements".

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  •  Une boite de dialogue s'ouvre:  il faut sélectionner la période qui nous intéresse.

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  •     Puis valider la case "voir les retours de paiement non pointés".
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  • Après validation, la fenêtre contenant les retours noémies de la période sélectionnée apparait à l'écran. "RSP" veut dire que le retour n'est pas encore marqué comme  rapproché.
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  •  Un clic gauche sur un RSP le surligne, puis un clic droit ouvre un menu déroulant permettant de sélectionner "rapprochement" comme ci-dessous. (Un clic sur "ouvrir" permettrait de visualiser le retour noémie avect tout ce qu'il contient)

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  • Une nouvelle boite de dialogue "rapprochement de paiement RSP - FSE" s'ouvre comme ci-dessous.
  • Dans la fenêtre du haut, "liste des FSE du retour de paiement (n°) RSP" se trouve la liste des patients  pour lesquels la caisse d'assurance a remboursée un acte, avec nom du patient, numéro de FSE, numéro du lot, date du lot, date du réglement, avec part AMO et part AMC. Se trouve le "montant total réglé" sous la fenêtre à droite.
  • Dans la fenêtre du bas "FSE à rapprocher", se trouve la date de réglement (celle effectuée par la caisse d'assurance maladie) et la liste correspondante des patients correspondants au lot de la case du dessus, avec nom, date de l'acte, et part AMO etAMC. Les éléments de cette fenêtre  proviennent des dossier-patients de Hellodoc 5.
  • Le mode de réglement est "grisé", mais peut être modifié. (un clic sur l'icône "modifier" permet de choisir le compte de trésorerie sur lequel verser le réglement). Il est grisé, c'est à dire gardé en mémoire d'une fois à l'autre. Dans le cas présent, le paiement sera validé en recette payée dans HD5 avec la valeur TPYV , et transféré en comptabilité sur le compte de trésorerie TPYV . Pour les cabinets de groupe, il faut vérifier que le compte correspond a un compte appartenant au médecin  concerné par le rapprochement . (En cas de sélection d'un compte d'un confrère, il y aura un message d'erreur avec tentative de création d'un nouveau compte de trésorerie en comptabilité; il faut refuser cette création, mais les recettes seront quand même rapprochées, mais non transférées en comptabilité. Dans ce cas, il faudra aller rectifier dans chaque dossier-patient le mode de paiement, le RSP ne pouvant être rapproché deux fois
  • Dans les cas les plus heureux, le "montant total réglé" correspond au "montant rapproché" : il suffit de cliquer sur le bouton "rapprocher", les recettes seront alors rapprochées (cf infra). Dans HD5 elles seront considérées comme payées, et elle seront transférées en comptabilité si cette dernière existe, à la "date de réglement".

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  • Dans le cas présent, les totaux ne sont pas égaux. Il est possible de forcer le rapprochement en cliquant sur le bouton "forcer" : seules les recettes du bas qui sont cochées seront rapprochées. Le retour noémie sera marqué comme "rapproché", et la première recette (ci-dessus FSE n° 0 , 167€07) ne pourra pas être rapprochée automatiquement. Il faudra alors faire une validation manuelle du réglement non pris en compte.
           
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  • Mais pourquoi cette non concordance dans les montants? En cliquant sur "ouvrir" (cf plus haut) on aurait pu voir que ce premier réglement (pas de nom de patient, FSE =  0, pas de numéro de lot, date LOT = 00/00/00) correspond en fait au Forfait Feuille de Soins (FFS) réglé par la caisse maladie, et qui n'a pas d'équivalent de recette FSE en attente de paiement dans un dossier-patient. On peut en fait également  faire un rapprochement automatique pour cette recette.

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  • Dans un premier temps, il faut créer (c'est un exemple) un dossier-patient au nom de FSE-nom du médecin dans HD 5. Il faut créer un acte FFS en comptabilité (quand elle existe) puis dans HD5.
  • Revenons à notre module de rapprochement des FSE. Il faut cliquer sur l'icône "ajouter" qui se trouve à droite de la fenêtre du bas "FSE à rapprocher" 
  • Cela ouvre une boite de dialogue "choisir un dossier patient", il faut rechercher le dossier FSE - nom du médecin, et le sélectionner.

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  • Dans la boite de dialogue qui s'ouvre, il faut alors choisir l'acte FFS, et mettre dans la case "montant" la valeur qui convient, puis valider.(Comme dans le RSP, la totalité de la somme est indiquée en AMO, il faut faire de même, ce qui se fait en fait automatiquement)

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  • Apparait alors dans la fenêtre "FSE à rapprocher" une nouvelle ligne avec comme nom de patient  "FSE - nom du médecin", mais les totaux ne sont toujours pas bons,  il faut "rafraichir" la fenêtre : cliquer une première fois dans la première case de la nouvelle ligne pour la "décocher",  puis la "recocher" aussitôt.

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  •  Les totaux sont enfin les mêmes, il suffit de cliquer sur le bouton "rapprocher" et toutes les recettes du RSP seront validées comme payées.

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  • Quant au RSP, il va changer de nom pour signaler qu'il est rapproché : ce sera un RSX.
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par Yves ADENIS LAMARRE  

 

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