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Rapprochement des retours noémie
pour Mise à jour HD version 5.0.10022 et suivantes

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Niveau : confirmé

Ca sert à quoi le rapprochement des noémies? 

Dans HD5, les recettes en tiers-payants sont en attente de validation, contrairement à celles qui ont été  payées; dans ce cas, la valeur de la recette va s'ajouter au total journalier et mensuel des recettes payées et en comptabilité. 

Pas dans le 1/3 payant : il faut valider le paiement pour obtenir ce résultat. Le rapprochement des noémies permet de rapprocher, donc de valider le paiement des recettes en tiers-payants, à la date de paiement,  en une seule opération pour toutes les recettes incluses dans un même retour noémie. Dans HD5, les recettes seront validées comme payées à la date du paiement, elles seront visualisables comme recettes payées en recettes journalières, mensuelles et transférées en comptabilité.

  • Il faut partir du menu "outils" de la barre des menus de HD5, aller à "feuilles de soins", puis "pointage des paiements".

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  • Une boite de dialogue s'ouvre:  il faut sélectionner la période qui nous intéresse.

  • Puis valider la case "voir les retours de paiement non pointés".

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  • Après validation, la fenêtre contenant les retours noémies de la période sélectionnée apparait à l'écran. "RSP" veut dire que le retour n'est pas encore marqué comme  rapproché.

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  • Un clic gauche sur un RSP le surligne, puis un clic droit ouvre un menu déroulant permettant de sélectionner "rapprochement" comme ci-dessous. (Un clic sur "ouvrir" permettrait de visualiser le retour noémie avec tout ce qu'il contient)

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Une nouvelle boite de dialogue "rapprochement de paiement RSP - FSE" s'ouvre comme ci-dessous

  • Dans la fenêtre du haut, "liste des FSE du retour de paiement (n°) RSP" se trouve la liste des patients  pour lesquels la caisse d'assurance a remboursée un acte, avec nom du patient, numéro de FSE, numéro du lot, date du lot, date du réglement, avec part AMO et part AMC. Se trouve le "montant total réglé" sous la fenêtre à droite.

  • Dans la fenêtre du bas "FSE à rapprocher", se trouve la date de réglement (celle effectuée par la caisse d'assurance maladie = 29/03/2004 ici) et la liste correspondante des patients correspondants au lot de la case du dessus, avec nom, date de l'acte, et part AMO etAMC. Les éléments de cette fenêtre  proviennent des dossier-patients de Hellodoc 5.

  • Le mode de paiement est "grisé", mais peut être modifié. (un clic sur le bouton "modifier" permet de choisir le compte de trésorerie sur lequel verser le réglement). Il est grisé, c'est à dire gardé en mémoire d'une fois à l'autre. Dans le cas présent, le paiement sera validé en recette payée dans HD5 avec la valeur TPYV , et transféré en comptabilité sur le compte de trésorerie TPYV . 

  • Pour les cabinets de groupe, il faut vérifier que le compte correspond a un compte appartenant au médecin  concerné par le rapprochement . (En cas de sélection d'un compte d'un confrère, il y aura un message d'erreur avec tentative de création d'un nouveau compte de trésorerie en comptabilité; il faut refuser cette création, mais les recettes seront quand même rapprochées, mais non transférées en comptabilité. Dans ce cas, il faudra aller rectifier dans chaque dossier-patient le mode de paiement, le RSP ne pouvant être rapproché deux fois)

  • Dans les cas les plus heureux, le "montant total réglé" correspond au "montant rapproché" : il suffit de cliquer sur le bouton "rapprocher", les recettes seront alors rapprochées (cf infra). Dans HD5 elles seront considérées comme payées, et elle seront transférées en comptabilité si cette dernière existe, à la "date de réglement"

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  • Dans le cas présent, les totaux ne sont pas égaux. Il est possible de forcer le rapprochement en cliquant sur le bouton "forcer" : seules les recettes du bas qui sont cochées seront rapprochées. Le retour noémie sera marqué comme "rapproché", et la première recette (ci-dessus FSE n° 0 , 100€ ) ne pourra pas être rapprochée automatiquement. Il faudra alors faire une validation manuelle du réglement non pris en compte

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  • Mais pourquoi cette non concordance dans les montants?

  •  En cliquant sur "ouvrir" (cf plus haut) on aurait pu voir que ce premier réglement (pas de nom de patient, FSE =  0, pas de numéro de lot, date LOT = 00/00/00) correspond en fait à un acte fictif réglé par la caisse maladie et concernant le forfait de garde, et qui n'a pas d'équivalent de recette FSE en attente de paiement dans un dossier-patient. On peut en fait également  faire un rapprochement automatique pour cette recette

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  • Dans un premier temps, il faut créer (c'est un exemple) un dossier-patient au nom de "A garde.....2004" dans HD 5. On peut  créer un acte ASR de valeur 50€  en comptabilité (quand elle existe) puis dans HD5 (ASR étant le code de l'acte repris sur le RSP que l'on a ouvert comme décrit ci-dessus). 

  • Dans le cas présent, il existe un ASR pour le 03/01/2004 et un deuxième pour le 04/01/2004. On va supposer que dans le dossier "A garde 2004 nous n'avons pas inscrit ces deux actes.

  • Revenons à notre module de rapprochement des FSE. 

  • Il faut cliquer sur l'icône "ajouter" qui se trouve à droite de la fenêtre du bas "FSE à rapprocher" .

  • Cela ouvre une boite de dialogue "choisir un dossier patient", il faut rechercher le dossier "Garde......2004 A", et le sélectionner.

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  • Dans la boite de dialogue qui s'ouvre, il faut alors choisir l'acte ASR, et mettre la date de l'acte qui convient, puis valider.

  • Répartir en AMO et AMC si nécessaire.(ce qui n'est pas le cas ici)

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  •  Il faut ensuite enregistrer, et on se retrouve avec la boite "rapprochement de paiement RSP - FSE sans changement. 

  • Dans le cas présent, il faut recommencer l'opération avec la deuxième recette du 04/01/2004. 

  • Cette opération inscrit en fait une recette dans le dossier patient.

  • Il faut ensuite revenir à la fenêtre du haut, faire un clic droit pour ouvrir un menu et cliquer sur "recherche"

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  • Cela ouvre une fenêtre permettant de choisir le dossier "A garde......2004"

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  • La validation inscrit alors la liste des impayés dans la fenêtre du bas

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  • Un cochage des 2 boites à cocher comme ci-dessous inscrit alors les deux recettes de 50 euros.

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  • Les totaux sont enfin les mêmes, il suffit de cliquer sur le bouton "rapprocher" et toutes les recettes du RSP seront validées comme payées.

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  • Quant au RSP, il va changer de nom pour signaler qu'il est rapproché : ce sera un RSX.

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par Yves ADENIS LAMARRE 

 

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