ECM (Enterprise-Content-Management) Forum auf der CeBIT in Hannover 2012
Prozessorganisation innerhalb eines Unternehmens erfordert mitunter leistungsstarke Tools und Systeme, um das gesamte unternehmerische Wissen auf einer einheitlichen digitalen und sicheren Plattform allen Mitarbeitern bereit zu stellen. Enterprise-Content-Management (ECM) ist das Stichwort für diese scheinbar unlösbare Aufgabe.

Um Prozesse und Dokumentationen im Unternehmen nachvollziehbar, sicher und transparent zu gestalten – zum Beispiel unter Berücksichtigung der internationalen IT-Sicherheitsnorm ISO/IEC 27001 – setzte hier der Verband Organisations- und Informationssysteme e. V. (VOI) auf der diesjährigen CeBIT mit seinem ECM Forum an. Der Verband lud dazu zahlreiche Wirtschafts-Vertreter ein, ihr Wissen zum Thema ECM den interessierten Fachbesuchern der CeBIT zur Verfügung zu stellen.

Eine zeitgemäße ECM-Lösung, die alle Anforderungen der ISO/IEC 27001 zur Lenkung von Dokumenten erfüllen soll, bietet das Business-Wiki Confluence der Firma Atlassian mit Sitz in Australien, den USA und anderen Ländern

Wie man mit Confluence eine nach ISO/IEC 27001 konforme Lenkung von Dokumenten erreichen kann, wurde eindrucksvoll und überzeugend von der Beratungsgesellschaft Consultec Dr. Ernst GmbH präsentiert.

Wichtige Anforderungen an das Wiki als ECM für die Lenkung von Dokumenten nach ISO/IEC 27001 sollten sein:

  • Revisionssicherheit,
  • Übertragung und Übertragbarkeit,
  • Speicherung,
  • sichere Vernichtung,
  • Kennzeichnung und Verteilung,
  • Zugriffskontrolle für einzelne Benutzer, zum Beispiel mit Hilfe des Active Directory unter Windows.

Schnittstellen-Erweiterungen für Confluence ermöglichen eine Kommunikation mit Office und SharePoint. Aber auch Diagramme, Präsentationen, Emails, Meeting Minutes, Filesharing, Dokumentvorlagen, RSS Feeds, Bildergalerien, PDF-Tools, sogar Backupstrategien, bietet Confluence seinen Benutzern zu einem – in meinen Augen – unschlagbar günstigen Preis.

Überzeugend ist die Modularität dieses Wiki – ähnlich den von den Internet-Browsern bekannten Add-Ons und Erweiterungen. Somit lässt sich das Wiki auf jede Unternehmensgröße skalieren. Ein weiterer Vorteil eines Wikis zum Verwalten von Dokumenten im Bereich der Informationstechnik und IT-Sicherheit ist der Social Media Aspekt. Die Möglichkeit, Information und Wissen innerhalb des Wikis über einen Share-Button an die unternehmensweite Community zu empfehlen. Dies fördert die Kommunikation teamübergreifend und langfristig. Jeder Mitarbeiter hat somit die Möglichkeit, aktiv am Qualitätsmanagement des Unternehmens mitzuwirken, Wissen zu gestalten und zu verbreiten.

Wer in seinem Unternehmen andere Ansprüche an ein Wiki hat, findet auf WikiMatrix mit Sicherheit die passende Lösung.

Den Vortrag zum Thema Wiki und ISO/IEC 27001 – sowie zu anderen ECM-Themengebieten des Verband Organisations- und Informationssysteme e. V. (VOI) im Rahmen der CeBIT finden Sie unter http://www.voi.de/publikationen/vortraege-cebit-2012.

Update: Der Link zum CeBIT-Vortrag des VOI für 2012 war eine Weile nicht mehr aktiv. Die allgemeine Publikationsübersicht des VOI befindet sich hier.