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私文書認証

私文書認証

概   要

私文書認証」とは、公証人が私文書(例.個人が作成した文書、会社が作成した文書)上にある署名、署名押印、記名押印の真性を証明することです。
それにより、その文書が真正に成立したことが推定されます。

なお、公証人が認証できるのは私文書であって、公文書(例.公的機関が発行した文書)については認証することはできません。

公証人による認証の効力は、文書の内容の真実性や正確性を証明するものではありません。
しかし、文書の内容に法令に違反した事項や無効の法律行為の記載が無いかどうかについては審査されますので、少なくともその文書が違法無効なものではないことは推定されることになります。

必要とされている形式と異なる形式の文書では、提出先機関が受理しない場合があります。
事前に提出先機関に「どのような種類の文書」に「どのような形式の証明」が必要なのかを必ずご確認ください。

認 証 の 種 類

公証役場での認証には、以下の3つの形態があります。

  1. 目撃認証・面前認証:当事者が、公証人の面前で、私文書に署名又は押印する。

  2. 自認認証:当事者が、公証人の面前で、私文書の署名又は押印を自認する。

  3. 代理自認・代理認証:代理人が、公証人の面前で、私文書の署名又は押印が本人のもの
              であることを自認する。

外 国 文 認 証

私文書認証」の一つに「外国文認証」があります。

「外国文認証」とは、日本語以外の外国語で作成された私文書に対して公証人が行う認証のことです。

例えば、外国の機関(例.官公庁、会社)から、公証人の認証のある法人の登記事項証明書(登記簿謄本)や戸籍謄本の提出を求められる場合などが考えられます。
登記事項証明書や戸籍謄本は公的機関が発行した公文書ですので、公証人による認証を受けることはできません。
しかし、公文書でも、それを外国語に翻訳し、翻訳者が自身で日本語と当該外国語に堪能であり、公文書を正確に翻訳した旨を記載した宣誓書(Declaration)を作成して署名し、これに翻訳文と当該公文書を添付することによって、宣誓書に公証人による認証を受けることができるようになります。
これは、宣誓書が私文書となるからです。

このような公証人による認証を「ノータリゼーション」といいます。
そして、認証を受けた私文書上の公証人の署名や公印を、別の公的機関が更に証明することを「リーガリゼーション」といいます。
通常は「リーガリゼーション」まで求められることが一般的ですが、例えば、外国の民間機関に私文書を提出するような場合で、当該提出先機関が要求していなければ、「ノータリゼーション」(公証人の認証)までで足りることがあります。

「リーガリゼーション」を行う場合は、公証人の認証を受けた後、その公証人が所属する(地方)法務局長から、その私文書に付されている認証が当該公証人によるものであることの証明を受け、次に外務省から法務局長の公印であることの証明を受け、最後に提出先国の駐日大使館(領事館)の証明(「領事認証」)を受けることになります。

「領事認証」までの手続は非常に煩雑ですが、日本はハーグ条約に加盟していますので、提出先国が条約加盟国であれば、外務省で「アポスティーユ」を受けることで、私文書を直ちに使用することができるようになります。

東京都、神奈川県、大阪府にある公証役場では、ワンストップサービスが行われています。
ワンストップサービスとは、公証役場が「アポスティーユ」の付いている認証文書を作成することです。公証人の認証を受けることによって、その後の手続は行う必要が無くなるため、直ちに提出先機関に提出できるようになります。

申 請 の 流 れ



          公証役場(※1・2)   
              ▼
          公証人所属法務局     
         (公証人押印証明 ※3)  
              ▼
            外 務 省      
       ▼             ▼
    アポスティーユ         公印確認     
       ▼             ▼
       ▼          駐日大使館・領事館  
       ▼             ▼
         外国にある提出先機関    

※1 東京都、神奈川県、大阪府の公証役場では、ワンストップサービスを行っています。
   希望すれば、公証人の認証、法務局の公証人押印証明、外務省の「公印確認」又は
   「アポスティーユ」を一度に取得できます(法務局や外務省に出向く必要がなくなり
   ます)。ただし、「公印確認」の場合は、駐日大使館・領事館の「領事認証」を取得する
   必要がありますので、ご注意ください。

※2 埼玉県、茨城県、栃木県、群馬県、千葉県、長野県、新潟県、静岡県の公証役場では、
   公証人の認証と法務局長による公証人押印証明を一度に取得できます。その後は
   外務省で「公印確認」又は「アポスティーユ」の手続が必要です。

※3 公証人が認証した公証人認証書は、その公証人の所属する(地方)法務局長による公証人
   押印証明が必要です。

手 続 報 酬

 報酬の一覧表をご覧ください。

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