Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego od chwili powołania tj. od 1 stycznia 1999 r. podejmuje szereg inicjatyw, przekraczających kanony powszechnie obowiązujące w polskiej administracji publicznej. U źródeł innowacyjnego podejścia do zarządzania leżą założenia skutecznego, efektywnego i przyjaznego działania. Są one wpisane w fundamentalną deklarację instytucji – misję: "Sprawny i skuteczny urząd regionalnej administracji publicznej realizujący z partnerami ustawowe i własne działania na rzecz rozwoju Małopolski". Wizja przyjaznej, pro-obywatelskiej administracji jest realizowana w bieżącej działalności urzędu.
Zaangażowanie pracowników
Poprzez konstruktywne, wspierające przywództwo organizacyjne cechujące kadrę kierowniczą Urzędu, a przede wszystkim zaangażowanie pracowników i kreatywne poszukiwanie nowych rozwiązań możliwe jest nie tylko osiąganie wysokiej jakości świadczonych usług, powierzonych przez ustawodawcę samorządowi województwa, ale także kreowanie nowych potrzeb i ich spełnianie w ramach innowacyjnych, pionierskich działań. Tak bardzo oczekiwana w praktycznej realizacji wizja przyjaznej, pro-obywatelskiej administracji znajduje odzwierciedlenie w bieżącej działalności Urzędu.
Zintegrowany System Zarządzania
W Urzędzie ustanowiony i doskonalony jest Zintegrowany System Zarządzania złożony z konfiguracji następujących systemów:
- Systemu Zarządzania Jakością: według wymagań normy PN-EN ISO 9001:2010-15,
- Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji według wymagań normy PN-ISO/IEC 27001:2014-12
oraz - Systemu Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym: według wybranych Wymagań Dodatkowych (wydanie II) w zakresie określonym w procedurach tworzących Księgę Procedur Systemowych,
- Systemu Zarządzania Środowiskowego według wybranych wymagań normy PN-EN ISO 14001:2005 w zakresie określonym w procedurach tworzących Księgę Procedur Systemowych,
- Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem i Higieną Pracy według wybranych wymagań normy PN-N 18001:2004 w zakresie określonym w procedurach tworzących Księgę Procedur Systemowych.
Zarządzanie przez cele
Podstawą systemu obowiązującego w Urzędzie jest zarządzanie przez cele i rezultaty. Stanowi ono wyzwanie dla każdego nowoczesnego urzędu. W pragmatyce wiele urzędów swą działalność realizuje i ocenia tylko pod kątem spełniania ustawowych wymogów nie podejmując próby wartościowania swoich zadań zarówno w wymiarze jakościowym i finansowym oraz nie doskonaląc parametrów świadczonych usług (np. czasu realizacji usługi). Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego jako pierwszy urząd regionalnej administracji samorządowej już w roku 2000 (był to drugi rok funkcjonowania województw samorządowych) wdrożył budżet zadaniowy. Oprócz korzyści planistycznych oraz zapewnienia monitoringu wydatkowania środków budżet zadaniowy pozwala na standaryzację świadczonych usług i ich ciągłe doskonalenie.
W działalności Urzędu można wyróżnić dwa obszary działań doskonalących:
a) usprawnianie wewnętrznych rozwiązań zarządczych,
b) doskonalenie usług świadczonych na rzecz podmiotów zewnętrznych.
Chcąc zapewnić najlepsze usługi trzeba mieć świadomość i pewność, że dysponuje się odpowiednimi zasobami do spełnienia oczekiwań. W Urzędzie Marszałkowskim Województwa Małopolskiego duże znaczenie przywiązuje się do optymalnego zarządzania zasobami ludzkimi, strukturalnymi, finansowymi i materialnymi.
Zarządzanie zasobami ludzkimi
Najważniejszym zasobem Urzędu są Pracownicy. W ramach funkcjonującego strategicznego systemu zarządzania zasobami ludzkimi w Urzędzie Marszałkowskim podejmowane są czynności mające na celu pozyskanie pracowników o odpowiedniej wiedzy i umiejętnościach. Obecnie 98% pracowników Urzędu posiada wykształcenie wyższe kierunkowe. Funkcjonujący system doskonalenia zawodowego, oceny i wynagradzania tworzy bodźce motywacyjne do podnoszenia kompetencji i skutecznego działania. Mając na uwadze waloryzację kapitału ludzkiego w Urzędzie stosowane sąelektroniczne egzaminy kompetencyjne.
Współpraca z partnerami
W związku z szerokim spektrum aktywności opracowana została dla Urzędu mapa współpracy identyfikująca partnerów z poszczególnych środowisk, takich jak: organizacje pozarządowe, organizacje biznesowe, organizacje społeczne, samorządowe, edukacyjne, uczelnie wyższe, instytucje badawczo-rozwojowe, media, itp. Urząd aktywnie współpracuje z regionalnymi instytucjami zrzeszającymi wójtów i burmistrzów oraz sekretarzy gmin i powiatów Małopolski.
Wyznaczniki systemu
Podstawowymi wyznacznikami opisanego wcześniej Systemu Zarządzania są:
a) podejście procesowe i projektowe,
b) jasność celów,
c) decentralizacja uprawnień i odpowiedzialności,
d) partycypacja w procesie podejmowania decyzji,
e) systemy komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej,
f) współpraca z partnerami zewnętrznymi,
g) urząd jako organizacja ucząca (się).
Elementy takie jak: zasoby ludzkie, przywództwo, zarządzanie strategiczne, podejście procesowe ukierunkowane są na doskonalenie potencjału organizacyjnego, którego rezultatem są działania podejmowane na rzecz Klientów, zarówno instytucjonalnych jak i indywidualnych. W tym celu wdrażane są elementy filozofii TQM - (ang. Total Quality Management, inaczej: kompleksowe zarządzanie jakością) określającej podejście do zarządzania organizacją, w którym każdy aspekt działalności realizowany jest z uwzględnieniem spojrzenia projakościowego w celu osiągnięcia długotrwałego sukcesu mierzonego zadowoleniem Klienta, korzyścią dla organizacji oraz dla społeczeństwa.