MANAŽMENT

Osvedčené metódy ako nemrhať časom

Dôraz na sebapoznanie človeka, jeho individuálne hodnoty a dobrý pocit

Moderná vedná disciplína, ktorá skúma človeka z pohľadu jeho činností v čase sa nazýva time management. Historicky, aj podľa dôrazu na jednotlivé kľúčové faktory tejto teórie a jej využitie v praxi, sa hovorí už o štvrtej generácii time managementu. PhDr. Tatiana Lesayová, ktorá je riaditeľkou personálno – poradenskej spoločnosti pre zdravotníctvo Asmea, vo svojom príspevku ponúka pomôcky, odporúčané metódy a postupy, ktoré pomáhajú plánovať a organizovať čas.

Prvá generácia tejto disciplíny zaviedla poriadok v úlohách a činnostiach. Výsledkom boli prehľady úloh a činností a ich prepojenia s osobami a zdrojmi ich zabezpečenia. Vtedajšia teória riešila predovšetkým to, čo máme robiť. Druhá generácia priradila úlohy a činnosti k časovej postupnosti. Vznikol časový harmonogram, kalendár alebo diár s úlohami. Tretia generácia riešila prioritne ako dosiahnuť vytýčené ciele. Zaoberá sa určením a definíciou cieľa a stratégiou jeho dosiahnutia , to znamená ako, čo a kedy máme robiť. K definovaným cieľom a im zodpovedajúcim úlohám hľadáme priority. To je takzvaný aktívny prístup človeka k problémom a svojim činnostiam.

Štvrtá generácia začína od sebapoznania človeka, od jeho individuálnych hodnôt s dôrazom na osobnosť človeka, na jeho dobrý pocit, vyrovnanosť, kondíciu, dobré vzťahy. Kľúčovým je dosiahnutie dobrého pocitu pomocou pochopenia strategickej úlohy, poslania a priorít jedinca. Prioritám sa priraďujú ciele a z nich vyplývajúce úlohy, nie opačne úlohám priority. Prečo, ako, čo a kedy. Dôležitejšie ako výsledky je sila pocitu, že ideme správnym smerom. V štvrtej generácií hovoríme o takzvanom proaktívnom prístupe človeka k problémom a činnostiam, k svojmu životu a jeho usporiadaniu (spolupráca logiky a nasmerovaných emócií).

Kľúčovú zásadu time managementu štvrtej generácie vyjadril pekne napríklad český odborník a lektor Petr Pacovský vo svojej knihe Človek a čas: „Prosperita začína tým, že sa cítim dobre“.

Kľúčový pojem – priorita

Priorita je hneď vedľa času kľúčovým pojmom teórie a praxe time managementu. Z jeho pohľadu je priebežnou hodnotou človeka. Je všeobecná, nemerateľná alebo merateľná iba pocitom. Naopak cieľ (dominantný v tretej generácii) je konkrétny, merateľný. Priorita podľa súčasného výkladu a skúseností musí predchádzať ciele. V tretej generácii sa stával strašiakom jasne definovaný cieľ. Frustrácia z neplnenia úloh odradila človeka rozumne plánovať. Veľa cieľov často znamenalo manažérovu smrť. Dogmatický predpis činností nevyhovuje naturelu človeka, nedokonalosti. Potrebné je hľadať, nájsť úlohy a priority a im priraďovať strategické ciele.

Okamžitý krok správnym smerom je viac ako podrobné plánovanie budúcnosti. Cesta človeka sa teda v štvrtej generácii koncentruje na vyhľadávanie priorít (kam človek smeruje) v základných oblastiach jeho záujmu (práca, vzťahy, kondície a podobne). Pri štandardných úvahách sa rieši otázka odkiaľ, kam a kade alebo ako pôjdeme. Základnou myšlienkou je dosiahnutie dlhodobo dobrého pocitu človeka.

Dobre fungujúci plánovací systém je založený na jednoduchých princípoch. Umožní analyzovať seba samého, priority, presne si premyslieť ciele, ich vzájomné vzťahy, postup. Napomôže koordinácii jednotlivých činností a umožní ich využiť na viac cieľov, každého naučí ako si dobre rozplánovať čas.

Zmena životného štýlu

Renomovaný časopis Economist uverejnil výsledky výskumu uskutočneného v roku 1999 na amerických univerzitách, v ktorom boli respondentmi bývalí študenti. Ukázalo sa, že 100 percent všetkých skúmaných absolventov, ktorí sa aktívne zúčastňujú riadenia najrôznejších ekonomických subjektov v Spojených štátoch, používa internet ako prostriedok komunikácie a 64 percent aj ako zdroj ďalších informácií. Pritom 95 percent z celkovej skúmanej vzorky používa nejaký osobný plánovací systém a iba 34 percent tento systém kombinuje s niektorým zo softwarových produktov. Tých je v USA nepreberné množstvo – predovšetkým na internete. Elektronický plánovací systém či kalendár používa iba 4,5 percenta respondentov. Vzhľadom k nedávnemu boomu elektronických databánk a v súčasnosti najrôznejších palmtopov a rozvoju internetovských aplikácií je jasné, že ich užívateľmi nie sú manažéri, ktorí majú vyššie nároky na príslušný nástroj osobného plánovania a správy dát a informácií.

Od nedávnych výskumov prínosu plánovacích systémov bolo už upustené, lebo ušetrený čas – spravidla dve až tri hodiny denne – sú v hektickom životnom štýle automaticky pohlcované a nahradené ďalším objemom práce a vyššími výkonmi. Vďaka väčšej produktivite práce a vyšším príjmom potom Američania trávia viac času konzumáciou zábavy.

Výrazným prínosom plánovacieho systému, v spojení s mobilom a možnosťou pripojenia sa na internet prakticky kdekoľvek, je podľa uvedených výskumov zmena životného štýlu. Spočíva predovšetkým vo vyrovnaní pôvodne oddelenej pracovnej, relaxačnej či dokonca rodinnej a nočnej časti dňa. Teda celý deň je možné pružnejšie striedať či prepojovať prácu, voľný čas a zábavu, odpočinok a relaxáciu podľa možností a potrieb jedinca a jeho okolia.

Lepšie pochopenie súvislostí

Diár s kalendárom v klasickej papierovej či koženej podobe, ani jeho elektronické mutácie v osobných počítačoch, internete či dnes aj v mobilnom telefóne, netreba osobitne predstavovať. Jeho základom je štruktúrovaný kalendár a monolitická poznámková časť, ktorá umožňuje zápisy schôdzok a úloh v chronologickom poradí, jednoduché štruktúry zápisov dát vrátane telefónov a adries. Pri pohľade na príslušnú časť diára je vždy vidieť iba sledované obdobie a chronologické radenie schôdzok či úloh. Diár neumožňuje vidieť obdobie v kontexte dlhodobejších či zložitejších úloh a osobných cieľov človeka, neumožňuje vidieť a zaznamenávať väzby a súvislosti medzi uchovávanými informáciami – človek ich musí nosiť stále v hlave a skôr či neskôr ich aj tak stratí. Plánovacia čiara času je priama, chronologicky obsadená – naplánovaná. Následne pod vplyvom skutočností a reálnych plnení úloh možno len obtiažne meniť dáta na časovej ose – čo sa naplánuje a nesplní v termíne to sa zložito presúva, termíny sú obsadené, nové úlohy sa do zaplneného obdobia už nezmestia, vzniká zmätok v prioritách a množstve nahromadených úloh. Človek svoje úlohy ani z časových dôvodov nezvláda, mrhá časom na jednoduchšie, ale nepodstatné alebo úplne stratové činnosti, je stresovaný.

Plánovací systém okamžite poskytuje prehľad o vzájomných väzbách a súvislostiach. Poskytuje pružnú štruktúru osobných informácií a dát. Najskôr všeobecných a pri ďalšom pohľade aj podrobných. Umožňuje dynamicky meniť, korigovať, doplňovať úlohy a plány. Na rozdiel od diára umožňuje radenie priorít a ich dynamické úpravy a korekcie podľa reálnej skutočnosti a stavu plnenia úloh s ohľadom na osobnosť konkrétneho človeka, jeho životné ciele a individualitu. Samozrejmosťou je možnosť štruktúrovaného záznamu a čítania jednotlivých intuitívnych informácií a dát alebo iba väzieb medzi úlohami a informáciami, medzi životnými cieľmi alebo medzi jednotlivými operatívnymi telefonátmi v tom ktorom okamihu a podobne.

Technicky sa plánovací systém na prvý pohľad odlišuje od bežného diára prítomnosťou viac farebne odlišných a štruktúrovaných sekcií formulárov a predovšetkým viac úrovňovým kalendárom najmä na kalendárny rok, mesiac v roku, týždeň v roku a jednotlivý deň. Väčšie formáty potom rozlišujú v rámci dňa aj hodiny.

Moderné technológie

Oblasť elektronickej komunikácie už dnes ponúka rad možností aj pre osobné plánovanie. Súčasné elektronické plánovacie systémy v osobných počítačoch, internete či mobile a predovšetkým ich vzájomné prepojenie ponúka v budúcnosti veľké možnosti. Zaujímavé využitie ponúka už dnes napríklad Microsoft Outlook alebo jeho prepojenie s mobilným telefónom. Väčšina súčasných elektronických diárov a organizérov v osobných počítačoch či internete, alebo rôzne palmtopy a podobne, bohužiaľ, často nezodpovedajú ani úrovni klasických diárov. Je to predovšetkým kvôli zatiaľ limitujúcemu technickému záznamu intuitívnych, priestorových či plošných informácií a súvislostí a ich následnému jednoduchému a rýchlemu čítaniu a aktualizácii (plošné krivky, kresby a väzby definujúce jasnejšie konkrétne informačné fakty, priestorové ponímanie času a informácií, zložité štruktúry dát a úloh). Úlohu tu zohráva aj zložitejšia obsluha a obmedzenie dané potrebnou klávesnicou na vkladanie dát používateľom. Užívateľsky komfortnejší a jednoduchší výber štandardizovaných textov a štruktúr dát z príslušných elektronických knihovien, zadávanie celých textov z klávesnice je zatiaľ nedostatočné a neuspokojuje individuálne nároky používateľa.

Softwarové produkty, ktoré v súčasnosti suplujú klasické požiadavky osobného plánovania, sú zatiaľ stále zložité na obsluhu, užívateľsky nekomfortné a sú určené zatiaľ iba fajnšmekrom alebo vybraným odborníkom so špeciálnym pracovným zameraním. Ich cena a nároky na kvalifikáciu obsluhy tomu tiež zodpovedajú. Tradičný užívateľ, ktorému má jeho systém zefektívniť čas a uľahčiť rozhodovanie, ho zatiaľ spravidla nevyužije. K štandardnému širokému používaniu je ešte ďaleká cesta rozvoja moderných technológií. Aj takéto produkty však na seba isto nenechajú dlho čakať. Týmto smerom sa isto bude v budúcnosti uberať aj príprava a vývoj pokrokových technológií firiem pracujúcich v oblasti produktov time managementu a osobných plánovacích systémov.

Tatiana LESAYOVÁ