Rundskriv nr. 3 - 2009

Informasjon om nytt medlemsregister

Til
Menighetsråd, kirkelige fellesråd, bispedømmeråd

Vi viser til rundskriv av 6. februar (KR-rundskriv nr. 1-2009) der Kirkerådet orienterer om en del viktige forhold tilknyttet Medlemsregisteret for Den norske kirke. Dette rundskrivet gjentar en del av denne informasjonen siden den er svært viktig. Men i tillegg inngår ny informasjon.

Oppstart

Den før annonserte oppstartsdato 2. mars 2009 ble utsatt. Dette skyldtes Kirkerådets krav til kvalitet i løsningen som gjorde at testfasen ble utvidet og oppstart av ny løsning noe forskjøvet i tid. Det er jobbet hardt fra leverandørs side for å rette opp feilene, og en testgruppe arbeider med å teste ut løsningen.

Nytt oppstartstidspunkt er satt til fredag 3. april, kl. 12:00.

Ny løsning for medlemsregisteret

Første versjon av ny løsning for Den norske kirkes medlemsregister inneholder følgende funksjoner:

oversikt over, og informasjon om, medlemmer og tilhørende i Den norske kirke (med søkemulighet på fødselsnummer, navn, foreldre, barn og andre grupperinger)
oversikt over grupper av personer (4-åringer, 14-åringer/konfirmanter med mer)
oversikt over, og informasjon om, organisasjonsenhetene i Den norske kirke (med oppdelinger i sokn, fellesråd, prostier, bispedømmer og andre grupperinger)
oversikt over, og informasjon om, ansatte i Den norske kirke (med søkemuligheter på fødselsnummer, navn, organisasjonsenhet og andre grupperinger)
registrering av dåp, innmelding og utmelding av Den norske kirke (med føring kun i det sokn som utfører handlingen)
oversikt over, og informasjon om, brukere av den nye løsningen (til administrasjonsformål)

I første versjon inngår ikke:

modul for administrasjon av kirkelige valg
attester
utskriftsmuligheter
utfyllende funksjonalitet for kirkelige handlinger

Dette vil komme i senere versjoner. Modulen for kirkelige valg vil være på plass i første halvdel av mai måned. Attester og utskriftsmuligheter kommer senere i år. Funksjonalitet for kirkelige handlinger er planlagt utviklet i 2010. Vi gjør oppmerksom på at det er Kultur- og kirkedepartementet som bestemmer når føring av de innbundne kirkebøkene opphører. Inntil videre må altså kirkebøker føres på tradisjonelt vis.

Kvartalsrapporter og etterregistrering

Konvertering av medlemsregisteret er nå foretatt pr 15.02.2009. Det betyr at kvartalsrapporter som er kommet inn senere enn 13.02.2009 ikke inngår i nytt medlemsregister. For registreringer av kvartalsrapporter gjelder følgende:

Kvartalsrapporter for 2008 eller tidligere år som enda ikke er sendt inn til Kirkerådet, kan ikke sendes inn. Disse må menighetskontorene etterregistrere i nytt medlemsregister når dette tas i bruk. Manntallslistene til kirkevalget blir ikke korrekte hvis opplysningene ikke er oppdatert fra menighetenes side. Spesielt gjelder dette inn- og utmeldinger.
Hendelser (dåp, innmelding, utmelding) i 1. kvartal 2009 må menighetskontorene også etterregistrere i nytt medlemsregister når dette tas i bruk.

Alle kvartalsrapporter som etterregistreres skal merkes med ”Registrert” og sendes inn til Kirkerådet. Dette er nødvendig for at eventuelle feil i den nye løsningen skal kunne korrigeres i ettertid.

Nytt lokalt medlemsregister på CD

Nytt kopi av lokalt medlemsregister er sendt ut på CD i mars måned. Dette er basert på det som er registrert av kvartalsrapporter pr. 15.02.2009.

Skattefrie gaver

Skattefrie gaver for 2009 registreres fortløpende som tidligere. Inntil videre benyttes altså det gamle systemet. Dersom det blir endringer på dette i løpet av året, blir det gitt beskjed om det.

Soknegrenser

Soknegrenser blir administrert av Statens kartverk via Matrikkelen. For at hvert sokn skal ha en oversikt over sine medlemmer - og slik at det kan produseres et riktig valgmanntall - er det viktig at disse grensene er helt riktige. Kirkerådet ber derfor enda en gang de kirkeverger som enda ikke har gjort dette, om å ta kontakt med kommunens tekniske etat for å sjekke at kartverket har de riktige soknegrenser i sitt system. Det nye medlemsregisteret baserer seg helt og holdent på at Matrikkelen er 100% riktig, også for de kirkelige valgene til høsten.

Valg

Det er utviklet en valgmodul som skal settes i produksjon i mai måned. Her vil man kunne planlegge valget ved å registrere opplysninger om nominasjonskomitéer, kandidatlister, valgsteder, valgtidspunkt og valgresultater.

Manntallslister og valgkort vil bli produsert ut fra de opplysningene menighetskontorene registrerer i Medlemsregisteret og fra de nye digitale soknegrensene. Kirkelige valgkretser vil være en kombinasjon av soknegrenser og borgelige valgkretser som administreres av Matrikkelen. Det er viktig å være à jour med alle medlemsopplysninger for å få et korrekt grunnlag for valgmanntallet.

For alle spørsmål knyttet til de kirkelige valgene henvises det til Kirkerådet v/prosjektleder Sissel Vartdal og informasjonsmedarbeider Hilde Vormeland Rø.

Brukerstøtte i Kirkerådet

Fra den dagen det nye medlemsregisteret er oppe og går, vil det være etablert et kontor for brukerstøtte i Kirkerådet. Det er meningen at dette kun skal benyttes av kirkelig ansatte som arbeider med medlemsregisteret.

Kontoret får et eget telefonnummer:
Telefon: 23 08 12 34
Brukerstøttekontorets åpningstid er fra kl 09.00 til 15.00.

Lokal registerkontakt

Ved hvert fellesråd skal det være en person som er ansvarlig for all kontakt med kontoret for brukerstøtte i Kirkerådet. Dersom dette er nødvendig, kan flere fellesråd slå seg sammen og benytte en felles kontaktperson. Vi ber daglig leder ved de fellesråd som enda ikke har gjort det, om å peke ut en person til denne oppgaven og sende opplysningene om navn, fødselsnummer og e-postadresse til medlemsregister@kirken.no. Så snart vedkommende er registrert som bruker - og har fått tildelt passord - vil vedkommende få anledning til å registrere andre brukere i fellesrådet og tilknyttede sokn. Denne ordningen vil bli gjennomgått på innføringskursene etter påske.

Innføringskurs

Kirkerådet ønsker å invitere alle fellesråd til å sende en av brukerne av medlemsregisteret til et innføringskurs. Det blir samlinger i alle bispedømmer og alle registerførere bør delta på et av de kursene som er planlagt. Vedlagt dette rundskrivet finnes en liste med tid og sted for innføringskurs om det nye medlemsregisteret. Kirkerådet vil dekke reisekostnader for billigste reisemåte for én deltaker fra hvert fellesråd. Det er også mulig å delta med flere representanter, men reisen må da dekkes av fellesrådet. (Det tas forbehold om eventuelle plassbegrensninger).

Kurset er på én dag og vil starte kl. 10.00 og vare til kl. 16.30.
Målgruppen er de personer som fører kvartalsrapporter for medlemsregisteret.
For alle deltakere er det en stor fordel å ha med bærbar PC. Dette gjelder imidlertid ikke kursdeltakere på kursene i Oslo da kurslokalet har tilgjengelig utstyr.

Påmelding skjer via nettsidene til KA Kirkelig arbeidsgiver- og interesseorganisasjon: www.ka.no/kurs. Menighetskontorene / de kirkelige fellesrådskontorene vil ved påmelding få nærmere informasjon om det konkrete kurslokale. Påmeldingsfrist er en uke før kurset holdes.

Spørsmål til innføringskursene rettes til Kirkerådets brukerstøttekontor
på tlf 23 08 12 34.

Oslo, 27. mars 2009

Med vennlig hilsen

Gerd Karin Røsæg (sign)
Assisterende direktør

Ole Inge Bekkelund (sign)
Avdelingsleder