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低迷时期的项目管理“新解法”
作者:佚名 发表时间:2011-10-8
在Beth Partleton看来,经济不景气时,企业更应该注重对项目管理的投入,由此才能让企业在保持实力的基础上有进一步提升,而在这个过程中,CIO的重要性不容忽视。

  持续颓废的经济大环境如今正消磨着企业的耐心,“勒紧裤带过日子”显然是很多企业面临的尴尬境遇,那么在这样的情况下,企业是按照惯例、裁员节流来缩减成本,还是另辟蹊径、在低迷时期储存实力、厚积薄发?

  在PMI(Project Management Institute,项目管理协会)董事会主席Beth Partleton看来,这个问题的答案无可厚非:“经济低迷的时候,企业通常要勒紧腰带,比以往更有效地利用有限的资源。在这样的环境下,投资项目管理可以提高效率,减少浪费,同时还可以占据竞争优势,为以后博取丰硕的成果打下基础。反之,如果只是简单地裁员或者减少预算,企业反而会停滞不前。”(编者注:成立于1969年的PMI,是目前全球领先的项目管理从业人士及组织的会员协会,其制定和出版的《项目管理知识体系指南》(PMBOK®),是事实上的项目管理国际标准,其PMP®认证,即项目管理专业人士认证具有广泛的国际影响力,是项目管理领域全球通用的权威认证,也是世界许多500强企业的首选。目前全球PMP人数已超过46万。)

  Beth Partleton本人的项目管理经验极其丰富,她在米勒酿酒公司工作长达30年,担任资本和风险管理总监,同时自1991年起就开始参与PMI的工作,并在各种PMI委员会工作,由于其对PMI的突出贡献,还在1998年获得了PMI杰出贡献奖。

  在项目管理进入中国10多年后的今天,中国企业应该如何走出以往的误区,更清晰地认识到项目管理的重要性?CIO又需要从中发挥怎样的作用?为了获取更专业的项目管理意见,《CIO INSIGHT/信息方略》记者近日就相关问题采访了Beth Partleton,以下是经过编辑的对话内容。

  CIOI:从PMI的角度来看,是如何理解项目管理及其作用的?

  Beth Partleton:我认为项目管理是一种方法,更是一门学科,它教导你以最有效的方式去完成项目,从而减少无谓的资源浪费,节省金钱和时间,让你可以有更多的精力投入到促进企业发展的项目中去。而且,我们应该把项目视为构成企业战略的一个非常重要的组成部分。在我们看来,无论是什么行业、什么类型的企业,其战略都是由各种项目组成的,所以如果企业想要实行或落实好它的战略,就必须管理好它的项目。

  CIOI:你是否有可供分享的案例来帮助我们理解项目管理的战略意义?

  Beth Partleton:比如我之前在米勒酿酒公司负责项目管理办公室,我会跟公司的其他高管来一起制定企业战略,随后我会负责去找一些好的项目,尤其是资本项目,来落实这些战略。在这个过程中,我发现米勒原有的某些项目有点不伦不类,不太符合企业战略发展,所以我会通过一种项目组合的管理方式,来取消那些项目。这样的管理方式我们沿用了多年,很明显可以给企业带来更高的效率,也让企业更灵活。

  CIOI:你认为要做好项目管理的关键是什么?需要什么样的文化环境和组织架构?

  Beth Partleton:我觉得首先就要看企业的高管是否支持项目管理及其开发,比如CEO、CIO、CFO们是否能清楚地认识到项目管理的重要性并给予支持,如果他们支持的话,企业可以自己开展一些教育培训的项目,或者让培训人员通过PMI的认证。企业其实都希望找到适合自己的发展方法,都希望能更好地管理、监测和追踪项目,比如找出哪些项目会有潜在风险等。各个企业都要学会找到自己的方法。但总的来说,项目管理的知识体系是一样的,关键就是要把握好流程、培训以及获得企业高层的支持,其中又以高管的支持最为重要。

  CIOI:那在你看来,目前人们对于项目管理的误区还有哪些?

  Beth Partleton:我觉得很多人可能不了解项目管理的整个知识体系,不知道其存在,也没有意识到这是一个很庞大的课题。很多企业发现自己缺乏相关的项目管理人士之后,往往选择举办一个3天的紧急培训,以为这样就可以药到病除。实际上远没有这么简单,做项目管理和企业管理一样,都是一个必须终身学习的过程,比如我本人从事项目管理已经有30多年了,但是我仍然在不断地学习中,每个阶段都会有新的认识。

  CIOI:既然这个过程很漫长,那么企业又该如何去有意识地培养这样的人才,这些项目管理人才又应该承担怎样的角色?

  Beth Partleton:培训非常重要,有很多不同的培训方式,比如有些组织有内部培训,也有外包的。如果你的培训内容是基于PMI的知识体系的话,你可以有信心,你的培训会非常完整。但是我们要很清楚,教育是个漫长的过程,所以我的建议是培训几个星期,然后进行几个月的实践,在基于实践的基础上,再来开展进一步的培训教育,这样可以不断地分阶段强化人才,而不是在后期一股脑实现很多东西。记忆力有限,要分阶段教育才能培养出需要的项目管理人才。另外,如果员工能通过PMP认证,就能证明员工通晓项目管理的国际标准,具备管理项目的一定能力。目前,中国已有4万多人通过PMP认证,成为除美国之外拥有PMP最多的国家。华为、中兴、中海油等诸多企业已将PMP认证列入项目经理的资质要求之一。仅华为公司的PMP人数就超过了4000人。因为PMP认证需要员工持续学习才能延续认证,这也能推动员工不断学习新的项目管理知识。PMI(中国)也为PMP提供了很多学习机会,如在其网站免费阅读《项目管理世界》电子刊,参加项目管理经验交流活动等。这将帮助PMP不断提升项目管理能力,使PMP和所在的组织获益。

  你提到项目管理专业人士角色,我们所说的战略,如果有很明确的战略的话,要把它分成几个项目,从这个角度来看,项目管理者可以使得整个战略的落实过程变得更有效,另外一个很好的项目管理人才可以减少浪费、金钱资源的浪费,比如在一年可以做出更多的项目、完成更多的任务。我觉得企业承担的项目数量比一般人想像的多,除了公司日常经营业务,其他都属于项目,一个很好的项目管理者认识到项目的众多和多样化的话,可以采取措施,让整个流程更有效。

  CIOI:在今天的经济、技术环境之下,对项目管理本身的发展会有什么样的影响?

  Beth Partleton:其实在经济不景气的时候,更能显现出项目管理的重要性。因为在这样恶劣的经济环境下,企业都要勒紧腰带,力求能够最有效地利用有限资源,这样一来,投资项目管理就可以提高企业效率,减少资源浪费,而且还可以让企业占据竞争优势。反之,如果企业只是简单地裁员或者减少预算,不对管理内部做出一些优化的话,他们面临的将会是更加恶劣的未来。所以我建议企业其实都应该趁着这个危机,来投资管理团队,相信将来必定会有丰硕的成果。

  CIOI:在关注项目管理的时候我们也发现,IT项目管理的失败率居高不下,您认为原因是什么,这是否暗示着,CIO必须要精通项目管理?

  Beth Partleton:IT项目失败率长久以来居高不下,并不是说IT项目管理者能力不够,而是IT项目本身存在难度,要想对它进行规划,首先认定工作范围(work scop)就非常困难。管理者不仅要了解客户需要什么,而且这个需要还处于不断变化的过程中,这其中还要求硬件、软件、网络之间的协调,总的来说,IT项目比其他领域项目要复杂得多。它的规划难度使得失败率要上升很多。

  但另外一方面,我们发现,现在PMI在项目管理推广上的一些突破其实大多源自于IT领域,正因为IT领域的项目管理人士看到了居高不下的失败率,他们希望能去改变这种情况,这也激发了他们不断地创新,来为公司提供更好的方法,提高效率。

  要提高IT项目的成功率,一方面需要高层支持,一方面要把项目管理融入到日常的流程里,还要注重分享最佳实践,这样每个企业才能有效地找到适合自己的管理方式。在中国,我知道华为做得很不错,他们可以说是中国项目管理的领航者。

  至于CIO,他要做的就是帮助改善企业的业务流程,这个过程实际上也都要通过项目来完成。所以我个人觉得,在所有高管中,CIO是最需要了解项目管理重要性的那个人,一旦他对项目管理非常精通,就可以迅速地为整个企业带来明显的效率提升。

  CIOI:我们回过头来看中国企业,中国很多大型企业经历了几十年的粗放型增长,如果现在要求它们来注重项目管理,你认为它们需要如何转型?

  Beth Partleton:我非常希望这些企业在成长过程中,能自始至终把项目管理融入到流程中去,如果没有的话,就是意识的问题。对项目管理的认识,工程领域和IT领域表现比较不错,还有些领域有待加强,比如制造业。PMI也在不断地努力提高项目管理知名度,提高它在国企里的知名度。另一方面,我们也在对中国的项目管理水平进行不断考察,我们发现,这10多年来,中国的项目管理水平提升都非常大。如果中国的企业能积极增进与国外同行之间的项目管理经验交流,将有助于企业进一步提升项目管理能力。PMI成立了全球高级管理层理事会,会员包括IBM、微软、甲骨文等50多家项目管理领域的领先企业,目前中国已有华为、中兴、海油工程加入。这些会员企业每年定期举办会议,共享项目管理的经验与教训,并进行项目管理的研究,不断推动项目管理专业的发展。我们也欢迎有更多的中国企业加入理事会。

 

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