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虚拟技术协助移动办公
作者:佚名 发表时间:2011-10-8
企业员工现在能够在遥远的地方办公,就和以前在办公室工作一样。

  在公司办公室以外进行办公从未像现在这么容易!各种各样的技术能够让几乎每一个员工在一个“虚拟办公室”里进行办公,在这个“虚拟办公室”里,员工可以轻易地访问、完成工作所需要的各种信息和应用。

  这些技术包括虚拟桌面技术、智能手机,以及其它移动设备;桌面虚拟化、云计算、社交网络、统一通信和在线技术(视频会议)。通过这些技术和设备,企业员工可以在很遥远的地方办公,就跟他们以前在办公室工作一样。虽然,虚拟办公为企业提供了如此方便的办公环境而且可以为企业带来利益,但是,它也为IT管理人员带来了不小的挑战。

  “虚拟办公技术的出现主要是满足组织里面某些部门的需求,这些部门的员工因为一些特殊的原因需要在家办公或者远程办公。位于剑桥的Forrester研究公司副总裁和首席分析师Ted Schadler说道,“随着像即时通讯、桌面视频会议、内部交流工具以及社会化网络等智能协作工具的应用,人们可以在家或者在遥远的地方与团队的其他成员进行更多方便的联系。”

  从云中获得应用

  利用虚拟技术进行远程办公,许多企业现在已经走在了前面。Ramsell控股,一家位于加利福尼亚州奥克兰市的医疗保健管理公司,他们采用了许多新技术,使员工能够远程办公。“企业或者组织里面,员工对于远程办公的需求,推动了云服务的发展。”Ramsell控股的首席运营官Tom Loker说道。

  该公司采取了公有云和私有云混合的方式,将微软的公有云和他们公司自己的云基础设施进行了整合运用,为员工提供云服务应用。“通过网络,云服务里面的应用可以轻易地接入到员工的个人电脑中。”Loker说道,“Ramsell的员工可以通过桌面PC、笔记本电脑、平板电脑、智能手机和其它互联网连接设备对企业的应用进行访问。”

  实际上,这让员工无论去哪儿都像随身携带着自己的办公室一样。Loker说:“我们公司的员工要外出旅行,他只需要携带一个笔记本电脑、PDA或者是一台iPad,然后通过SharePoint进行登录,在其权限内,他就能够获得所有的需要的文件或者应用。这种工作效果就像亲自在办公室一样。”

  能够获得云服务也帮了Ramsell的大忙,公司不必去重新进行软硬件的采购,也不需要安装那些对每个设备都需要许可的软件,比如说微软的Microsoft Office应用程序。此外,该公司还广泛应用了视频会议和Web会议等统一通信技术,为远程办公带来了更多的便利。

  例如,如果一个员工在家办公的地方是加州的丹佛,但是他的客户账户却在德克萨斯、加利福利亚或者其它什么州,由于有基于IP技术的电话存在,他的员工可以在任何地方通过任何通讯设备使用这同一个电话号码,因此他的通讯费用能够保持在一个很低的水平。

  虚拟办公方式最大的好处包括缩减开支、方便易用、提高生产和工作效率。成本节约的很大一部分是因为离企业总部很远的地方的员工不用坐飞机或者其它方式来公司总部参加公司会议。“以前,我们的工程师必须要不定期地在公司总部和自己的客户之间飞来飞去,进行沟通。”Loker说,而现在,有了虚拟办公,在家里他们所有的需求都能够被满足。

  不在办公室的工作

  WhitePages,一家坐落于西雅图的公司,他们的主业就是为在线个人或者企业提供联系信息。他们也利用虚拟办公技术实现成本的节约。“我们拥有大量的移动或者远程的用户。”WhitePages公司的IT和运营高级副总裁Hernan Alvarez说道,“利用iPhone、ipad、VPNs、SAAS等等,我们可以非常方便地跟客户沟通以及进行服务。”

  “该公司的许多员工都已经习惯于通过移动设备在异地登录企业网站,通过安全的连接来接收电子邮件或者进行其它在线工作。”Alvarez说道。WhitePages的员工甚至还通过Skype的方式跟客户进行面对面的沟通,无论客户是在哪个地方。“通过使用这些远程技术,员工可以自由地进行移动办公。”他说道,“他们可以在家工作,也可以去咖啡馆。我们甚至让员工在飞机上用Skype打电话。”

  “这些技术不仅能够让企业员工进行更加灵活的移动办公,同时帮助WhitePages公司节省企业的旅行费用。其最大的好处就是,提高了员工的工作效率以及企业的生产效率。”Alvarez兴奋地说道。

  Palomar Pomerado Health医疗公司(PPH),其总部设在加利福利亚州的圣迭戈县城以北。其医生通过远程技术跟病人进行沟通,在这个特定的环境当中显得尤其重要和有意义,许多病人已经把这种远程技术当做自己生命的救星。“这些卫生保健服务者建立了一个移动计算平台,使医生能够实时地远程访问病人的电子病历,而不管医生自己处于什么地方。”PPH公司首席创新官和首席技术官Orlando Portale说道。这可以使医生能够根据病人的身体状况进行快速地诊断,即使这个医生并不在医院里面。

  他和他的团队开发了自己的移动应用程序,在某厂商提供的运行平台上,他们可以随时随地地查询用药信息。这个应用程序可以让PHH的医生从不同的设备上获取病人的诊疗记录,同时也可以让不同科室的医生查阅同一个病人的信息,然后通过邮件或者视频会议进行互相沟通和会诊。

  “这是一个非常值得人们关注的价值主张。”Portale说道。同时他也补充道,PHH是最早一批使用这个平台技术的公司,他们用此建立了一个护士工作站,这个平台也被应用于病人的房间里面。

  虚拟的员工队伍

  技术已经使一些企业的整个业务都运行在一个虚拟化办公环境中。以Alpine公司为例,Alpine公司是一家以服务丹佛客户为核心的外包服务提供商。其公司有一个多达4500人的虚拟员工团队,这些员工在家进行办公,代表公司跟全国客户进行沟通。

  “我们几乎算是一个百分之百的虚拟组织。”Alpine公司解决方案副总裁Rich Sadowski说道,“从这些员工加入公司到这些员工离开公司,我几乎一次都没有看到过他们。”

  Alpine通过在线的方式对员工进行招聘、雇佣和培训,然后让他们在家进行办公,并且配给他们能够高速运转的个人电脑、低延迟的互联网和电话接入设备。当需要进行企业或者团队会议的时候,Alpine公司会利用语音IP电话(VoIP)、视频和音频会议、Web会议和即时通讯服务等技术,进行团队会议或者培训。

  “这种在家办公的模式提供了一种非常有竞争优势的灵活性。”Sadowski说道。例如,公司可以雇佣适合公司的人士,即使这个人在很遥远的地方,或者有任何的生理残疾。如果某些员工因为恶劣的天气,使其电脑没有电源或者不能上网时,其他的人员可以非常方便地填充进来。

  Alpine公司自从1998年创立以来,就让其客户服务代表在家进行办公,技术在过去的这些年发生了巨大的变化,工作模型方面也越来越成熟,Sadowski说。同时他也补充道,由于笔记本电脑和平板电脑有了基于云的应用和无线通信设备技术,在丹佛总部的高级管理人员也实现了“完全移动”。

  另外一家几乎是全虚拟办公的公司叫做Pomegranate,为一家总部设在纽约和洛杉矶的数码品牌代理和创意人才网络公司。该公司的200名雇员中大部分在全球范围内不同地区进行远程办公,其现在的CEO为Grant Powell。他们利用VOIP技术、在线会议、共享文档以及共享日历等等——这些技术许多都是谷歌公司专门为商业公司而开发的——来进行项目上必要的沟通,即使他们在世界不同的地方,也能够有效进行合作。

  “虚拟技术使我们的业务能够迅速扩展到世界各个区域的市场。”Powell说道,“这种快速方便的技术,使我可以通过我的iPad处理所有业务,即使我处于3万英尺的高空当中。”

  就像其它利用虚拟办公技术的公司一样,Pomegranate公司已经获得了成本的节约,“企业最大的支出是办公用房。”Powell指出,“如果该公司的大部分员工都在家进行办公,那么你就可以省下一大笔企业开销。”

  应对安全挑战


  运营虚拟办公室目前也面临一些挑战,经理们目前最关心的就是安全问题。

  对于像Ramsell这样的医疗保健公司来说,他们天天都在跟病人打交道,病人的隐私和信息安全对他们来说是首先要考虑的。“有的人可能以你为靶子来攻击你的数据,但是我认为对于那些攻击者来说,这变得越来越不容易。”Loker说,“现在的安全防护比以前做得好了很多。”

  “在家办公环境的安全问题其实也类似于在公司办公室遇到的问题。”Alpine公司的Sadowski说道。他的公司使用了许多不同的安全工具,比如说防火墙、防病毒软件和基于虚拟技术的专有软件解决方案,这种解决方案使企业的呼叫代理的电脑与主办公场所的电脑分离,使其得到不同的安全保障。

  WhitePages的Alvarez认为,移动设备的库存管理是虚拟办公企业所面临的又一大挑战。“我们有大量的硬件设备在员工家。”他说道,“当员工离开公司的时候,我们要确保能够拿回设备并且这些设备能够继续使用。”

  对于Pomegranate公司的Powell来说,运营一个虚拟企业最困难的要算是跟上不断发展变化的技术了。“我们有一个专门的技术团队,他们专注于建立和整合新的沟通和虚拟技术。”他说,“这是一个永无止境的战斗,你一旦变得懈怠,你的竞争者就会马上超过你!”

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