Leistungen im Überblick

Das Callcenter ist für die Administration aller Telefonanschlüsse im Universitätsklinikum Hamburg- Eppendorf zuständig. Die Mitarbeiter bearbeiten alle Anträge auf Neueinrichtungen, Verlegungen oder Abmeldungen von Telefonanschlüssen und nehmen auftretende Störungen zur Bearbeitung entgegen. Weiterhin werden Handys ausgegeben, ausgetauscht und - soweit möglich - Störungen vor Ort behoben.

Die Terminvergabe bietet den Kliniken, die diese Dienstleistung in Anspruch nehmen, die Übernahme verschiedener administrativer Tätigkeiten. Die Mitarbeiter beantworten allgemeine Fragen, vergeben ambulante Termine und leiten spezielle Anfragen an die jeweiligen Klinken weiter. Das Knowhow der verschiedenen Fachrichtungen wird durch die Beschäftigung von medizinisch vorgebildetem Personal sichergestellt.

Die Vermittlung (extern erreichbar unter (040) 7410 - 0) nimmt alle eingehenden Telefonate an, beantwortet diese oder leitet sie innerhalb des UKE weiter. Zudem nehmen die Mitarbeiter alle Störungen zu den Patiententerminals entgegen und beantworten Anfragen der internen Patientenhotline "1212".

Die Mitarbeiter der Infopoints in den Gebäuden O10 und O24 beschreiben den Patienten und Besuchern vor Ort den Weg zum gewünschten Ziel und erteilen Erstauskünfte. Weiterhin erbringen sie unterstützende Dienstleistungen, wie z.B. die Bestellung eines Taxis, das Ausdrucken von Fahrplänen sowie das Ausleihen von Regenschirmen oder Schließfächern.

Fallwagen

Die Fallwagenversorgung stellt die Medikalprodukte und Instrumente für alle spontanen und geplanten OPs im Zentral- OP bereit. Die Versorgung erfolgt Just- in -time.

Die Prozesse des Fallwagenbetriebes sind die tägliche Disposition der Lagerartikel, der Wareneingang, die Kommissionierung der Tages- und Fallwagen, deren Qualitätskontrolle sowie die Auftragssteuerung.

Derzeit werden täglich rund um die Uhr etwa 70 geplante Fallwagen, etwa 25 Tageswagen und durchschnittlich 10 Notfälle durch das Fallwagenteam kommissioniert und an den OP übergeben.

Neben der operativen Steuerung und täglichen Umsetzung der Fallwagenprozesse steht das Fallwagenteam jederzeit mit den OP- Verantwortlichen in Kontakt, um schnell auf die OP- Bedürfnisse reagieren zu können.

Güterlogistik

Die Güterlogistik deckt sämtliche logistische Transporte zu allen Bereich ab, die nicht an das automatische Warentransportsystem angeschlossenen sind. Des Weiteren werden auch Transporte zu den Außenhäusern durchgeführt.

So werden beispielsweise sterile Siebe zu den Operationseinheiten, Apothekenanforderungen zu den Stationen, Lieferungen aus dem Logistikzentrum, medizinische Geräte, Getränkelieferungen und viele andere Transportgüter zu den Anwendern und Anforderern geliefert. Auch die Durchführung von spontanen Transporten ist für Mitarbeiter der Güterlogistik keine Hürde.

Die Güterlogistik führt montags bis samstags zwischen 6 und 20 Uhr Transporte für Ihre Kunden durch.

Inhouse- und Entsorgungslogistik

Die Inhouse- und Entsorgungslogistik erbringt für das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf und deren Töchter einen vielseitigen Mix an logistischen Tätigkeiten. Unter anderem fällt darunter der Betrieb des fahrerlosen Transportsystems (FTS). Über das FTS werden sämtliche Warenströme, wie die Versorgung der angebundenen Bereiche mit medizinischem Sachbedarf, Sterilgut, Leergut für die Entsorgung von Glas und infektiösem Müll, Speisen, Getränke, Apothekenartikel sowie Wäsche, gesteuert. Die Entsorgung der Bereiche erfolgt ebenfalls über das FTS.

Das FTS umfasst ein Streckennetz von 2,5 km. Zur Durchführung der Transporte sind 33 TransCars im Einsatz. Die Auftragssteuerung erfolgt über RFID und zur Navigation wird das WLan-Netz genutzt. Für die Ver- und Entsorgung stehen 350 Edelstahl-Universalcontainer sowie 600 Wäschecontainer zur Verfügung. Die Reinigung der Container und Boxen erfolgt nach jedem Transport über die in den Gesamtprozess integrierte Boxen- und Containerwaschanlage. In Durchschnitt werden täglich 1.000 Transporte über das FTS durchgeführt.

Ein weiteres Aufgabenfeld ist die Durchführung von Entsorgungstätigkeiten auf dem UKE-Gelände sowie die Betreuung der Ver- und Entsorgungsräume in den FTS-angeschlossenen Bereichen. Des Weiteren betreibt die Inhouse- und Entsorgungslogistik für kritische Bestellungen sowie für Anlieferung für die Klinik Medizintechnik Eppendorf eine eigene Warenannahme.

Instrumentenmanagement

Zu den Hauptleistungen des Instrumentenmanagements zählt die Reparaturabwicklung von wiederverwendbarem Instrumentarium aus Zentren, Kliniken und Polikliniken des UKE. Monatlich fallen dabei bis zu 550 Reparaturen an, die von dem vierköpfigen Team organisiert werden. Dies beinhaltet auch die Ersatzbeschaffung von irreparablem Instrumentarium sowie den Einkauf von Verbrauchs- und Nachlegeartikeln der ZSVA. Ebenso zählt dazu die Abwicklung von ca. 70
Leihstellungen pro Monat.

Des Weiteren verwaltet das Instrumentenmanagement administrativ das Instrumentenmanagement- System instacount® PLUS, welches mittlerweile in mehr als 600 Krankenhäusern weltweit eingesetzt wird. Dies ermöglicht die Organisation und Kontrolle des gesamten Reparatur- und Lagerwesens von ca. 8.800 aktiven Sets und Einzelartikeln der Bereiche des UKE.

Logistikzentrum

Das moderne Logistikzentrum des Universitätsklinikums Hamburg-Eppendorf befindet sich nördlich von Hamburg in Norderstedt. Von hier aus versorgen die Mitarbeiter des Logistikzentrums unsere Kunden mit medizinischem Sachbedarf, Wirtschafts- und Verwaltungsbedarf. Für die Lagerung der ca. 3.300 Artikel stehen 4.700 qm mit 2.900 Paletten- und 6.000 Fachbodenplätze zur Verfügung.

In 2015 wurde das SAP Modul Logistics Execution Warehouse Management zur Verwaltung des Lagers eingeführt, wodurch eine transparente Logistik entlang der gesamten Versorgungskette vom Einkauf der Produkte bis hin zur Auslieferung beim Anwender und der anschließenden Rechnungsstellung geschaffen werden konnte.

Jährlich verbuchen unsere Mitarbeiter im Wareneingang ungefähr 156.500 Wareneingänge. Darunter fallen nicht nur Artikel, die im Logistikzentrum gelagert werden, sondern auch Artikel aus den Bereichen IT und Technik, Bürobedarf und Produkte für den Forschungscampus des UKE.

Ein weiterer Service für unsere Kunden ist die warenempfängergenaue Kommissionierung von Anforderungen aus unserem Lagerbestand. Alle Anforderungen erreichen die Mitarbeiter der Kommissionierung über das CS-Anforderungstool elektronisch. Jährlich werden von unseren MItarbeitern ca. 615.000 Kommissionierpositionen bearbeitet.

In der Cross Docking Zone werden anschließend die kommissionierten Lagerartikel sowie die im Wareneingang vereinnahmten Artikel anlieferstellengenau zusammengeführt und für die UKE-eigene Spedition bereitgestellt. Mit drei Zugfahrzeugen mit Anhängern und einem 7,5t LKW werden unsere Kunden beliefert.

Modulversorgung

Die Modulversorgung ist für die vereinfachte Anforderung von medizinischem Sachbedaf sowie Arzneimitteln für pflegende, forschende und operierende Einheiten zuständig. Sie unterstützen die Pflege und entlasten diese beim Anforderungsprozess. Die Pflege kann sich auf die Kernaufgabe - die Pflege des Patienten - kümmern.

Der Anforderungsprozess ist durch die Definition von festen Anforderungsmengen nach Kanban-Prinzip standardisiert. Dadurch wird des Weiteren gewährleistet, dass das Verfallsdatum eingehalten wird und somit Verschwendung vermieden wird. Durch standardisierte Lagermengen wird die Kapitalbindung auf der Station reduziert.

Der Service der Modulversorgung steht an 6 Tagen der Woche für seine Kunden zur Verfügung. UKE-weit werden ca. 45.000 Module sowie 250 Anlieferstellen betreut.

Des Weiteren sind die Mitarbeiter der Modulversorgung für die Materialversorgung in der Klinik für Intensivmedizin zuständig. Hier werden nach definierten Stücklisten die Schränke und Pflegewagen in den Patientenzimmern mit medizinischen Artikeln und Infusionen aufgefüllt. Diese Leistung ebringt die Modulversorgung an 7 Tagen der Woche.

Operativer und Dispositiver Einkauf

Der Operative und Dispositive Einkauf agiert unter fachlicher Leitung des strategischen Einkaufs des Universitätsklinikums Hamburg- Eppendorf.

Die Mitarbeiter im Operativen Einkauf pflegen das Artikelsortiment und die Stammdaten aller Materialien.

Der Dispositive Einkauf verantwortet die Bestellabwicklung und die Überwachung der Bestellungen.

Patienten- und Labortransport

Die Hauptaufgabe des Krankentransportes ist die Patientenbeförderung innerhalb des UKE, die je nach Mobilität der Patienten und örtlichen Gegebenheiten mit verschiedensten Transportmitteln durchgeführt wird. Dabei stehen die Patienten und deren Wohlbefinden im Mittelpunkt. Die Fahrten sowie der gesamte Aufenthalt sollen den Patienten so angenehm wie möglich gemacht werden.

Sekundär befördert der Krankentransport Laborgüter, Arzneimittel und andere kleinere patientenbezogene Gegenstände und medizinische Unterlagen.

Der Krankentransport ist 24 Stunden am Tag und 7 Tage in der Woche im Einsatz und führt an Arbeitstagen bis zu 1.100 Transporte durch.

In der Dispositionszentrale des Krankentransportes laufen alle Fäden zusammen, hier werden zeitgleich Telefonate angenommen, Fahrzeuge und Mitarbeiter entsprechend koordiniert und zusätzlich der Betrieb der Rohrpostanlage überwacht. Dabei stehen den Mitarbeitern Soft- und Hardwarekomponenten zur Verfügung. Auch die Leitstelle ist rund um die Uhr 365 Tage im Jahr besetzt und erreichbar.

Post

Über die Poststelle des Universitätsklinikums Hamburg- Eppendorf wird die gesamte interne Brief- und Paketverteilung abgewickelt. Externe Postdienstleister liefern sämtliche Sendungen für das UKE an einem zentralen Anlieferpunkt an. Die Poststelle sortiert und verteilt diese Lieferungen auf dem gesamten Gelände des Klinikums und stellt anschließend die Ausgangspost für die Abholung durch externe Dienstleister zusammen.

Rechnungssachbearbeitung

In der Rechnungssachbearbeitung werden alle Eingangsrechnungen und Gutschriften des Universitätsklinikums Hamburg- Eppendorf geprüft und gebucht. Nach dem Rechnungseingang werden für bestellbezogene Rechnungen Preis- oder Mengenabweichungen in Zusammenarbeit mit dem Einkauf oder dem Logistikzentrum geklärt. Rechnungen ohne Bestellbezug werden durch die zuständige Fachabteilung geprüft und anschließend in der Rechnungssachbearbeitung vor der Buchung formal kontrolliert.

Die Bearbeitung der Rechnungen erfolgt weitestgehend elektronisch und - soweit möglich - auch automatisiert. So gehen mittlerweile etwa 40% der Rechnungen im PDF- Format ein. Etwa 20% der eingehenden Rechnungen werden automatisch von der eingesetzten Software gebucht.

Für Fragen zum Bearbeitungsstand von Eingangsrechnungen erreichen Sie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Rechnungssachbearbeitung unter den folgenden Kontaktdaten:

Einwahlnummer in das UKE: (040) 7410 –

Zentralarchiv

Das Zentralarchiv der KLE verwaltet und archiviert sämtliche Patientenakten aus stationären und ambulanten Behandlungsfällen aller Kliniken des Universitätsklinikums Hamburg- Eppendorf und des Universitären Herzzentrums (UHZ). Im Archiv stehen sowohl Papierakten zur Verfügung, als auch die Daten der elektronischen Patientenakte, die im Jahr 2009 eingeführt wurde.

Neben der internen Anforderung von Patientenakten durch Kliniken, das Qualitätsmanagement, das Casemanagement und die Rechtsabteilung, werden externe Anfragen von Patienten, Arztpraxen, Krankenkassen, dem Versorgungsamt und der Staatsanwaltschaft bearbeitet.

Zentrale Sterilgutversorgungsabteilung (ZSVA)

Als modernes Dienstleistungszentrum steht die Zentrale Sterilgutversorgungsabteilung (ZSVA) der KLE 24 Stunden an 7 Tagen in der Woche mit rund 50 MitarbeiterInnen für die Aufbereitung der wiederverwendbaren Medizinprodukte ihrer Kunden bereit.

Das gesamte wiederverwendbare Instrumentarium aus den Kliniken und Polikliniken des UKE sowie externer Kunden wird auf 1.288 Quadratmetern in verschiedenen Abteilungsabschnitten gereinigt, desinfiziert und sterilisiert und im Nachgang im Fallwagenlager oder direkt beim Kunden gelagert.

Zu den Leistungen der ZSVA gehört auch die Reinigung und Desinfektion von flexiblen Endoskopen und deren Zubehör. Diese werden für etwa 20.000 Eingriffe und Untersuchungen pro Jahr bereitgestellt.

Unsere Aufbereitung unterliegt den gültigen Gesetzen, Empfehlungen, Richtlinien und Normen.

Wir erleben, dass die Anforderungen an die Aufbereitung von Instrumenten (wiederverwendbaren Medizinprodukten) kontinuierlich zunehmen. Der qualifizierten und kontinuierlichen Ausbildung unserer MitarbeiterInnen kommt daher eine zentrale Bedeutung zu.

Unser Qualitätsmanagement garantiert:

• die Funktionalität der aufbereiteten Medizinprodukte
• stetige Verfügbarkeit
• ökonomische Rahmenbedingungen
• validierte Prozesse
• standardisierte Abläufe

Wir nehmen diese interessante und verantwortungsvolle Aufgabe sehr ernst und möchten Sie von unserer qualitativ hochwertigen Arbeit überzeugen.

Bei Rückfragen oder individuellen Wünschen stehen wir unseren Kunden jederzeit beratend zur Seite. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.