BaFin

Thema Geldwäschebekämpfung Rundschreiben 04/2016 (GW) - Videoidentifizierungsverfahren

Geschäftszeichen GZ: GW 1-GW 2001-2008/0003Datum: 10.06.2016, geändert am 11.07.2016

Anforderungen an die Nutzung von Videoidentifizierungsverfahren bei der Kontoeröffnung (Bezug: Rundschreiben 1/2014, Ziffer III., vom 05.03.2014)

Auf dieser Seite:

Das Rundschreiben richtet sich an alle Kreditinstitute, Finanzdienstleistungsinstitute, Zahlungsinstitute, E-Geld-Institute, Agenten i.S.d. § 1 Abs. 7 ZAG, E-Geld-Agenten i.S.d. § 1a Abs. 6 ZAG, Unternehmen und Personen i.S.d. § 2 Abs. 1 Nr. 2c GwG, Kapitalverwaltungsgesellschaften, Zweigniederlassungen von EU-Verwaltungsgesellschaften und ausländischen AIF-Verwaltungsgesellschaften, ausländische AIF-Verwaltungsgesellschaften, für die die Bundesrepublik Deutschland Referenzmitgliedstaat ist und die der Aufsicht der BaFin gemäß § 57 Absatz 1 Satz 3 KAGB unterliegen, Versicherungsunternehmen, die Lebensversicherungsverträge bzw. Unfallversicherungsverträge mit Prämienrückgewähr anbieten sowie Finanzholding-Gesellschaften und gemischte Finanzholding-Gesellschaften in der Bundesrepublik Deutschland.

Bezug: Rundschreiben 1/2014, Ziffer III., vom 05.03.2014

Anlage: Schreiben des Bundesministerium der Finanzen vom 17. April 2015

Vorbemerkung:

Der Baseler Bankenausschuss hat im Februar 2016 eine Überarbeitung seiner Leitlinien zur Kontoeröffnung und Kundenidentifizierung vorgenommen.

Um vor diesem Hintergrund unter anderem betrügerische Kontoeröffnungen unter falschen Identitäten, die ein Einfallstor für einen Missbrauch des Finanzsystems darstellen können, weiter zu erschweren, ist es erforderlich, den geldwäscherechtlichen Sicherheitsmaßstab für die nach dem GwG zulässigen Identifizierungen anzuheben. In diesem Zusammenhang sollen nicht nur zusätzliche Sicherungsmaßnahmen im Rahmen von Identifizierungen am Schalter von kontoführenden Banken oder beim sog. „PostIdent“-Verfahren der Deutschen Post AG vorgesehen werden, sondern auch bei Identifizierungen mittels Videotechnik (vgl. BaFin-RS 1/2014 Ziffer III. (GW)). Dieses Rundschreiben soll für die sog. Videoidentifizierung, das nicht nur in Deutschland in Reaktion auf die Digitalisierung der Bank-Kunde-Beziehungen einen wichtigen Stellenwert besitzt, den aktuellen Erfordernissen angepasst werden. Die Anforderungen an die Nutzung von Videoidentifizierungsverfahren bei der Kontoeröffnung bestimmen sich damit nunmehr ausschließlich nach dem hier vorliegenden Rundschreiben. Das Videoidentifizierungsverfahren kann aufgrund der notwendigen Anpassungen nur noch durch Kreditinstitute i.S.d. § 1 Absatz 1 des Kreditwesengesetzes genutzt werden.

I. Identifizierung unter Anwesenden mittels Videoidentifizierungsverfahren

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hält seine im Rundschreiben 1/2014 vom 05.03.2014 in Bezug genommene Auslegung zum Geltungsbereich der erhöhten Sorgfaltspflichten in Fällen einer Fernidentifizierung gemäß § 6 Abs. 2 Nr. 2 GwG aufrecht. Davon abgesehen besteht der 4. EU-Geldwäscherichtlinie 2015/849 zufolge grundsätzlich kein erhöhtes Risiko, wenn die am Identifizierungsverfahren Beteiligten zwar nicht physisch, aber im Rahmen einer Videoübertragung visuell wahrnehmbar sind sowie gleichzeitig eine sprachliche Kontaktaufnahme möglich ist und in diesem Zusammenhang eine Überprüfung der Identität des Vertragspartners anhand eines Identifikationsdokuments vorgenommen werden kann.

In diesem Fall wird nämlich ungeachtet der räumlichen Trennung eine sinnliche Wahrnehmung der am Identifizierungsprozess beteiligten Personen ermöglicht, da sich die zu identifizierende Person und der Mitarbeiter im Rahmen der Videoübertragung „von Angesicht zu Angesicht“ gegenübersitzen und kommunizieren.

Die Identifizierung eines Vertragspartners richtet sich daher in den vorgenannten Fällen nach den allgemeinen Identifizierungspflichten in § 3 Abs. 1 Nr. 1 i. V. m. § 4 Abs. 1, Abs. 3 Nr. 1 und Abs. 4 Nr. 1 GwG.

Um eine den geldwäscherechtlichen Standards entsprechende Identifizierung zu ermöglichen, müssen bei den vorgenannten Verfahren mindestens die folgenden Anforderungen erfüllt sein.

II. Geldwäscherechtliche Anforderungen

(1) Identifizierung durch geschulte Mitarbeiter

Eine Identifizierung darf nur von entsprechend geschulten und hierfür ausgebildeten Mitarbeitern des Verpflichteten oder des Dritten durchgeführt werden. Vorausgesetzt wird mindestens die Kenntnis der wesentlichen Merkmalen derjenigen Dokumente, die im Rahmen des Videoidentifizierungsverfahrens akzeptiert werden samt hierauf bezogener gängiger Fälschungsmerkmale sowie die Kenntnis der maßgeblichen geldwäscherechtlichen Vorschriften und der in diesem Rundschreiben gestellten Anforderungen. Vorgenannte Inhalte müssen den Mitarbeitern in regelmäßigen Abständen (mindestens einmal jährlich) sowie anlassbezogen durch hierfür geeignete Stellen vermittelt werden.

(2) Räumlichkeiten

Die Mitarbeiter müssen sich während der Identifizierung in abgetrennten und mit einer Zugangskontrolle ausgestatteten Räumlichkeiten befinden.

(3) Durchführung der Identifizierung

Bei der Zuteilung der Identifizierungsvorgänge müssen Mechanismen eingesetzt werden, die geeignet sind, einer damit einhergehenden Manipulation entgegen zu wirken.

Werden Handy-Apps eingesetzt, so müssen mindestens entsprechende Jailbreak beziehungsweise Rooting Detection Programme eingesetzt werden.

Der zu Identifizierende hat sich zu Beginn einer Identifizierung mittels Videoübertragung mit den Aufzeichnungen ausdrücklich einverstanden zu erklären.

Im Rahmen der Videoübertragung sind von dem jeweiligen Mitarbeiter Fotos / Screenshots anzufertigen, auf denen der Vertragspartner sowie Vorder- und Rückseite des von diesem zur Identifizierung verwendeten Ausweisdokumentes und die darauf jeweils enthaltenen Angaben deutlich erkennbar sind.

(4) Zugelassene Ausweisdokumente

Nur Ausweisdokumente, die über optische Sicherheitsmerkmale wie insbesondere holographische Bilder, kinematische Strukturen oder solchen gleichwertige Merkmale, die einer visuellen Überprüfung zugänglich sind, sowie über einen maschinenlesbaren Bereich verfügen, können für die geldwäscherechtliche Identitätsüberprüfung im Rahmen eines Videoidentifizierungsverfahrens herangezogen werden.

(5) Weitere Anforderungen

Um sich über die Identität des zu Identifizierenden mittels des zulässigen Identifikationsdokumentes zu vergewissern, hat der Mitarbeiter zunächst sicherzustellen, dass das zur Identitätsüberprüfung generell geeignete und konkret herangezogene Dokument hinsichtlich dessen optischer Sicherheitsmerkmale mit den auf einem Muster-Ausweisdokument enthaltenen Merkmalen übereinstimmt. Gleiches gilt für die einer optischen Kontrolle mittels Videoübertragung zugänglichen Sicherheits- und formalen Merkmale (hierzu gehört u.a. auch eine Prüfung von Layout, Zeichenzahl, -größe, -abstand und Typographie). Diese sind im Vorfeld für alle akzeptierten Ausweisdokumente jeweils zu definieren.

Werden im Rahmen der Identitätsüberprüfung ausländische Legitimationsdokumente zugrunde gelegt, hat sich der Mitarbeiter regelmäßig einer Ausweisdatenbank zu bedienen, in welcher Muster von allen zugelassenen Legitimationsdokumenten hinterlegt sind, anhand derer der Mitarbeiter den erforderlichen Abgleich des konkret vorgezeigten Legitimationsdokumentes vornehmen kann (insbesondere Aufbau des Dokumentes mit besonderem Fokus auf den enthaltenen Sicherheitsmerkmalen).

Der Mitarbeiter muss außerdem visuell prüfen, ob das Ausweisdokument unversehrt laminiert ist und kein aufgeklebtes Bild enthält.

Im Rahmen der visuellen Prüfung muss der zu identifizierende Vertragspartner den verwendeten Ausweis vor der Kamera nach Anweisung des Mitarbeiters horizontal bzw. vertikal kippen und zudem auf Aufforderung des Mitarbeiters bestimmte weitere Bewegungen durchführen. Das Interview mit dem zu Identifizierenden muss mindestens im Hinblick auf dessen Ablauf variationsreich gestaltet sein.

Der Mitarbeiter muss sich davon überzeugen, dass das Lichtbild und die Personenbeschreibung auf dem verwendeten Ausweisdokument zu dem zu identifizierenden Vertragspartner passen. Lichtbild, Ausstellungsdatum und Geburtsdatum müssen ebenfalls zueinander passen.

Ist die vorstehend beschriebene visuelle Überprüfung – etwa aufgrund von schlechten Lichtverhältnissen oder einer schlechten Bildqualität/-übertragung – und/oder eine sprachliche Kommunikation mit dem zu identifizierenden Vertragspartner nicht möglich, ist der Identifizierungsprozess abzubrechen. Gleiches gilt bei sonstigen vorliegenden Unstimmigkeiten oder Unsicherheiten.
In diesen Fällen kann die Identifizierung mittels eines anderen nach dem GwG zulässigen Verfahrens vorgenommen werden.

Zwingender Bestandteil einer Überprüfung ist zudem eine Berechnung der in der maschinenlesbaren Zone enthaltenen Prüfziffern sowie ein Kreuzvergleich der in ihr enthaltenen Angaben mit den Angaben im Sichtfeld des Ausweisdokuments.

Der identifizierende Mitarbeiter muss sich außerdem davon überzeugen, dass sämtliche auf dem Ausweisdokument enthaltenen Angaben der zu identifizierenden Person mit gegebenenfalls bereits beim Verpflichteten vorhandenen und dem Mitarbeiter verfügbaren Daten übereinstimmen.

Der Kunde hat während der Videoübertragung ferner die vollständige Seriennummer seines Ausweisdokuments mitzuteilen.

Der zu Identifizierende muss während der Videoübertragung eine eigens für diesen Zweck gültige, zentral generierte und von dem Identifizierenden an ihn (per E-Mail oder SMS) übermittelte Ziffernfolge (TAN) unmittelbar online eingeben und an den Mitarbeiter elektronisch zurücksenden. Mit Eingabe dieser TAN durch den Vertragspartner ist das Identifizierungsverfahren, einen erfolgreichen systemseitigen Abgleich der TAN vorausgesetzt, abgeschlossen.

Alle wesentlichen Identifizierungsschritte sind durch eine zweite Ebene im Unternehmen auf ihre korrekte Durchführung hin zu überprüfen.

Zur zusätzlichen Anhebung des Sicherheitsniveaus hat sich das verpflichtete Kreditinstitut vom Kunden, dessen Konto unter Zugrundelegung des Videoidentifizierungsverfahrens eröffnet worden ist, bei Kontoeröffnung einen – in der Höhe unbestimmten – Geldbetrag von einem auf den Namen des Kunden lautenden Konto bei einem Kreditinstitut in der europäischen Union überweisen zu lassen. Bis zum Eingang der Referenzüberweisung findet § 25j KWG Anwendung. Zudem hat das verpflichtete Kreditinstitut auf der Grundlage von zusätzlichen öffentlich zugänglichen Daten und Informationen (etwa im Internet oder in sozialen Netzwerken), wie dies § 9b Abs. 2 Nr. 2 GwG bereits für andere Verpflichtete des GwG vorsieht, eine erneute Überprüfung der Identität und der vom Kunden gemachten Angaben
vorzunehmen.

(6) Aufbewahrungs- und Aufzeichnungspflichten

Der gesamte Prozess einer Identifizierung mittels Videotechnologie ist dabei von dem Verpflichteten oder einem Dritten, auf den der Verpflichtete die Identifizierung gemäß § 7 Abs. 2 GwG ausgelagert hat oder auf den er gemäß § 7 Abs. 1 GwG zurückgreift, für die interne und externe Revision sowie die BaFin nachprüfbar in allen Einzelschritten aufzuzeichnen und aufzubewahren. Aus den Aufzeichnungen muss neben der Einhaltung der an geldwäscherechtliche Identifizierungen allgemein gestellten Anforderungen insbesondere die Einhaltung der in diesem Rundschreiben genannten Mindestanforderungen für Videoidentifizierungen ersichtlich sein.

(7) Datenschutz

Ich weise ausdrücklich darauf hin, dass die vorstehenden aufsichtsrechtlichen Anforderungen ungeachtet etwaiger daneben bestehender bzw. darüber hinausgehender Anforderungen gemäß §§ 7 und 8 GwG und unbeschadet von parallel zu beachtenden datenschutzrechtlichen Anforderungen gelten. In diesem Zusammenhang wird insbesondere auf das Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 17. April 2015 (s. Anlage) betreffend die datenschutzrechtlichen Leitlinien der Bundesbeauftragten für Datenschutz und der Informationsfreiheit hingewiesen.

Im Auftrag

Zusatzinformationen

Wichtige Hinweise:Über­gangs­frist

Die im Rundschreiben 04/2016 (GW) zum Videoidentifizierungsverfahren enthaltenen Ausführungen werden bis zum 31. Dezember 2016 ausgesetzt.

Videoidentifizierungsverfahren (Rundschreiben 04/2016): Übergangsfrist