Standardisierung von Prozessen: Wie Sie effizienter werden
Ich, Jürgen Kurz möchte Ihnen eine Geschichte erzählen, die so bei einem meiner Kunden passierte. Als ich zur Beratung vor Ort war, suchten wir gemeinsam in den Kundenordnern nach sehr wichtigen Unterlagen und fanden diese einfach nicht. Zu Vorschein kamen sie schließlich an einem Platz, den wir gar nicht in Betracht gezogen hatten – unter Buchstabe „H“. Das zuständige Team erklärte schließlich, dass es sich doch um eine „Holding“ handle und daher die Ablage so erfolgte. Die Kriterien für die Einordnung waren schlichtweg gänzlich anders, als wir sie selbst gewählt hätten.
Ich bin mir sicher, dass das bei Ihnen nicht passieren kann, wenn wir jetzt gemeinsam auf eine einheitliche Struktur umsteigen. Die Standardisierung von Prozessen erleichtert Ihnen dann am Ende nicht nur die Suche, sondern erhöht auch die Arbeitseffizienz des gesamten Unternehmens nachhaltig.
 | Was ist das Problem: Geschehnisse wie das eben geschilderte passieren immer wieder und sind keine Ausnahmen. Das ist zum einen tröstlich, zeigt aber auch die dringende Notwendigkeit einer Standardisierung von Prozessen auf. Kurzum: Solange jeder im Unternehmen sein eigenes Süppchen kocht und bloß Herr über seine persönliche Ordnung ist, geht nichts voran. Es stockt vielmehr im Arbeitsalltag. Dabei können ganz einfache Tipps genau hierbei helfen. |
So funktioniert es:
Standardisierung von Prozessen ist kein Buch mit sieben Siegeln. Aber ein effektives Hilfsmittel gegen chaotische Zustände im Büro. Chaos im Büro, seien es unübersichtliche Ablagestapel auf den Schreibtischen der Mitarbeiter oder unklare Benennungen der Dateien im System, ist immer ein Indikator für nicht durchdachte Prozesse. Gemeinsam finden wie diese Schwachstellen heraus und optimieren die Abläufe. Dies kann konkret in einem der folgenden Bereiche nötig sein:
Tipp 1: Standardisierung von Prozessen bei der Ablage
Welches Ablagesystem Sie in Ihrem Betrieb nutzen, ist Frage der persönlichen Vorlieben. Aber Sie sollten sich im Sinne der Standardisierung von Prozessen für eine einheitliche Lösung entscheiden, die von allen Schnittstellen eingehalten wird. MAPPEI, Classei, Hängeregister. Sichthüllen oder klassische Aktenordner – legen Sie ein einheitliches Ablagesystem fest, das in jedem Büro gleich ist. So sorgen Sie nicht nur für ein ordentliches Erscheinungsbild, sondern auch für klare Strukturen, die jedem Mitarbeiter Sicherheit geben. Wenn jeder weiß, wie die Ablage auszusehen hat, findet er sich auch im Büro des Kollegens zurecht und muss nicht erst umständlich nachfragen, wie es in unserem Beispiel der Fall war. Konkret kann die Standardisierung hier wie folgt aussehen: Ein projektbezogenes Dokument geht ein, wird vom entsprechenden Mitarbeiter mithilfe einer vorher festgelegten Projektstruktur zugeordnet und an den dafür vorgesehenen Platz einsortiert. Wenn dieser Prozess standardisiert ist, kann es nur einen einzig möglichen Ablageort für das Dokument geben – das Ergebnis: Jeder Mitarbeiter wird es finden, wenn er oder sie danach sucht.
 | Tipp 2: Standardisierung von Prozessen im Schriftverkehr Wie die Mitarbeiter eines Unternehmens nach außen hin kommunizieren, ist Aushängeschild der ganzen Firma. Standardisierung von Prozessen lohnt sich daher gerade im Schriftverkehr, sei es nun bei der konventionellen Korrespondenz per Post oder im Bereich E-Mail. Einheitliche Regeln für die Anrede des Adressaten sind hier ebenso wichtig wie ein standardisierter Gruß am Ende des Schreibens. Im E-Mail-Verkehr sollten Sie auf eine standardisierte Signatur setzen, die nach außen hin ein ordentliches, weil einheitliches Erscheinungsbild vermittelt. |
Tipp 3: Standardisierung von Prozessen bei Formularen
Nicht nur, wenn Ihr Unternehmen ein Qualitätsmanagement integriert hat, ist die Standardisierung von Prozessen bei Formularen besonders wichtig. Ein übersichtliches Dokument, das bei festgelegten Abläufen verwendet wird, muss für jeden, der es bearbeitet, sofort klar verständlich sein. Vereinheitlichen Sie Kopf- und Fußzeilen Ihrer Formulare und schaffen Sie klare Vorgaben, wie Formulare in Ihrem Unternehmen auszufüllen sind, wo sie zu finden sind und wo sie abgelegt werden.
Tweet: Die Standardisierung von Prozessen ist ein Gütezeichen professioneller Büroorganisation. – Jürgen Kurz
Darauf kommt es an:
Die Standardisierung von Prozessen ist im Grunde ein einfach umzusetzendes Mittel mit enormer Wirkung. Denn Einheitlichkeit schafft Struktur und Struktur vermittelt Ordnung und Übersichtlichkeit. Wichtig ist es, die nötigen Schritte konsequent umzusetzen und keine Ausnahmen von der Regel zu tolerieren. Besteht eine firmeninterne Vorgabe für die korrekte Beschriftung von Akten, ist kein Abweichen von diesem Standard möglich. Nur wenn alle Beteiligten die festgelegten Regeln kennen und konsequent in ihrem Arbeitsalltag umsetzen, funktioniert die Standardisierung von Prozessen dauerhaft. Dann aber ist sie ein nachhaltiges Instrument, das kostengünstig zur Steigerung der Effizienz beiträgt. Und sogar dabei hilft, Kosten zu sparen. Denn am Ende laufen nicht nur die routinierten Arbeitsabläufe schneller, sondern neue Mitarbeiter können auch zügiger eingearbeitet werden. Sind neue Kollegen erst einmal mit dem System vertraut, entfallen häufige Nachfragen, weil Ihr ganzes Unternehmen einer logisch nachvollziehbaren standardisierten Struktur folgt.
Das bewirkt der Tipp:
Mehr Effizienz – so lässt sich der Nutzen einer Standardisierung von Prozessen zusammenfassen. Inkludiert sind eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit, aufgrund klarer Strukturen, eine optimierte Außendarstellung für Ihre Kunden dank einheitlicher Kommunikation und ein schnelleres Abarbeiten des anfallenden Tagesgeschäfts aufgrund klar vorgegebener Regeln.
Und Sie?
Brauchen Sie Schützenhilfe bei der Standardisierung von Prozessen in Ihrem Unternehmen? Dann wenden Sie sich an mich – das Büro Kaizen unterstützt Sie bei der Einführung eines sinnvollen Standards in täglichen Prozessen.