مفهوم المشاركة الإلكترونية في وزارة الخارجية
تؤمن وزارة الخارجية بأهمية التواصل والحوار مع المواطنين وأصحاب المصلحة المباشرة لإبداء آرائهم ومقترحاتهم والاستفادة منها لما فيه المصلحة العامة.
ولدعم عملية صناعة القرار التي تتخذها الوزارة بمعلومات وخبرات متنوعة، طبقت وزارة الخارجية مفهوم المشاركة الالكترونية في صناعة القرار من خلال مجموعة من الأدوات الالكترونية التي تٌدعم التفاعل ما بين المواطنين وأصحاب العلاقة من جهة وبين الوزارة من جهة أخرى وذلك بهدف تقديم خدمات, وظائف وسياسات أفضل.
يتم من خلال المشاركة الالكترونية طرح الوزارة مواضيع للنقاش أو بإتاحة الفرصة للعموم من طرح أفكارهم وتمكين الجميع بمختلف شرائحهم وتعليمهم و خبراتهم من إبداء الرأي فيه، ثم تقوم الوزارة بتحليل المشاركات ودراستها للمساهمة في صناعة القرار. وتعتمد طبيعة المواضيع المطروحة على علاقتها بالجمهور و تأثيرها المباشر عليهم، وبالخدمات المقدمة لهم من قبل الوزارة وبما يخدم مصالح المملكة العربية السعودية ومواطنيها. وبالتالي الاستفادة من آراء الفئات المستهدفة في اتخاذ القرار.
توفر الوزارة عدداً من أدوات المشاركة الالكترونية وهي:
- نماذج الاقتراحات والشكاوى والتواصل: تمكن هذه النماذج الجميع من تقديم الاقتراحات والشكاوى للوزارة أو للممثليات السعودية في الخارج والتواصل مع كبار مسؤولي الوزارة (سمو وزير الخارجية أو سمو نائب الوزير أو معالي وزير الدولة للشئون الخارجية) حيث يتم تعبئة نماذج خاصة يتم احالتها إلى الجهة المعنية بعد ذلك لمعالجتها ومن ثم التواصل مع المتقدم للإبلاغ عن نتيجة الطلب.
- شارك برأيك: تمكن هذه الأداة الوزارة من طلب مرئيات العموم حول موضوع معين حيث يتم طرح مواضيع لها علاقة بالجمهور والمتعاملين مع وزارة الخارجية لفترة معينة يتم خلالها تلقي الآراء ومناقشتها وبعد ذلك تحليلها والاستفادة منها عند اتخاذ القرار.
- فكرة: على عكس الأدوات الأخرى تتميز فكرة بتمكين الجميع من المبادرة بطرح أفكارهم واقتراحاتهم للعموم للتصويت عليها ومناقشتها وبعد ذلك تنفيذها من قبل الوزارة.
- استبيان رضاء المتعاملين: وهي وسيلة لتقييم الخدمات المقدمة من الوزارة وفهم واقعها وتحديد جوانب التحسين حول هذه الخدمات.
- تصويت: تهدف هذه الأداة إلى استطلاع آراء الجمهور حول موضوع معين والاستفادة من نتيجة التصويت لمتخذي القرار في الوزارة.
- مواقع التواصل الاجتماعي: تستخدم وزارة الخارجية أدوات التواصل الاجتماعي Flickr/Facebook/YouTube/Twitter)) لتنويع وسائل الوصول للمعلومة كالأخبار والتنبيهات من جهة والتواصل من قبل الجميع مع الوزارة من جهة اخرى.
سياسة المشاركة الالكترونية
تقدم المشاركة الالكترونية مزايا عديدة لعملية إبداء الرأي والمشورة في إطار ضوابط تضمن التواصل والتفاعل السليم والبناء بين الوزارة والمشاركين.
إلتزامات الوزارة
تلتزم الوزارة باستلام المشاركات ودراستها واتخاذ ما يلزم تجاه المواضيع المتعلقة بها كما تلتزم الوزارة بمراجعة المشاركات بشكل دوري ونشر نتائج المشاركة الالكترونية بما يحقق المصلحة العامة. و تحتفظ الوزارة بالحق في عدم نشر أو حذف ما ترى أنه يتعارض مع سياستها أو القوانين المعمول بها في المملكة العربية السعودية، أو لا تنطبق عليه معايير وشروط المشاركة الالكترونية. كما أن الوزارة غير مسئولة قانونياً عما ينشر من تعليقات عبر أدوات المشاركة الالكترونية، وإنما تمثل من عبر عنها دون أدنى مسئولية على الوزارة.
معايير وشروط المشاركة
تأمل وزارة الخارجية من المشاركين الالتزام بالمعايير والشروط التالية حتى لا يتم استبعاد المشاركة:
- أن يكون التعليق منصباً على إثراء الموضوع المطروح للنقاش.
- عدم استخدام ألفاظ نابية أو انتقادات شخصية.
- الابتعاد عن المواضيع التي تثير النعرات الطائفية أو الخلافات المذهبية.
- الالتزام بقوانين وحقوق الملكية الفكرية.
- تحري الدقة عند استخدام النصوص الدينية، بذكر السورة ورقم الآية للآيات القرآنية والمصدر من كتب الصحاح للأحاديث النبوية.
- تجنب كتابة أي معلومات شخصية أو معلومات خاصة بالتواصل.
- عدم المشاركة أكثر من مرة في استطلاعات الرأي (التصويت) أو الاستبيانات لضمان دقة النتائج.
اجراءات المشاركة الالكترونية
الاقتراحات والشكاوي والتواصل:
- يقوم المشارك بتعبئة النموذج المخصص بالاقتراحات أو الشكاوي أو التواصل مع المسئول أو أو البعثات الدبلوماسية أو بوابة الوزارة الالكترونية.
- يتم استقبال الطلب ومن ثم احالته إلى الجهة المستفيدة الكترونيا.
- تقوم الوزارة بإرسال رسالة الكترونية إلى المشارك باستلام الطلب.
- تتم متابعة الموضوع من قبل الجهة المختصة في الوزارة.
- التواصل مع المشارك عند الوصول لأي تحديث بخصوص الموضوع.
شارك برأيك:
تستخدم هذه الأداة في البوابة الالكترونية للاستفادة من آراء المشاركين في عملية صنع القرار، وتتم بالخطوات التالية:
- تقوم الوزارة بطرح موضوع معين مع ذكر الهدف من طرحه والفئة المستهدفة والمدة الزمنية للمشاركة، وقد ينشر الموضوع في مواقع التواصل الاجتماعي أو غيرها من الوسائط.
- تتلقى الوزارة المشاركات بحسب معايير وشروط المشاركة، حتى انتهاء المدة الزمنية المحددة للمشاركة، حيث يتم اغلاق المشاركة في الموضوع.
- تقوم الوزارة بتحليل المشاركات ودراستها واستخدام المناسب منها في صناعة القرار.
- يتم اعلان القرار المتخذ في البوابة الالكترونية وغيرها من الوسائط.
فكرة:
تستخدم هذه الأداة في البوابة الالكترونية للاستفادة من الأفكار التي يطرحها المجتمع في صناعة القرار، وتتم بالخطوات التالية:
- يتم طرح الأفكار من قبل كافة شرائح المجتمع (أفراد, أعمال, حكومة) ضمن مواضيع محددة مسبقا من قبل الوزارة
- تقوم الوزارة بالتأكد من مطابقة الأفكار لشروط النشر قبل الموافقة عليها.
- يتم التصويت على الأفكار من قبل المشاركين لتظهر الأفكار المهمة في المراتب الأولى والتركيز عليها، وقد يتم دعمها بنشرها في مواقع التواصل الاجتماعي.
- التعليق على الأفكار من قبل المشاركين بحسب معايير وشروط المشاركة.
- تقوم الوزارة بدراسة الأفكار الأكثر تصويتا ومدى إمكانية تنفيذها.
- يتم اعلان القرار المتخذ في البوابة الالكترونية.
استبيان رضاء المتعاملين:
تستخدم هذه الأداة لقياس مدى رضاء المتعاملين من الخدمات التي تقدمها الوزارة, إضافة إلى تحديد واقع هذه الخدمات وسبل تحسينها
- تقوم الوزارة بتحديد الخدمات التي ترغب بوضع استبيان لها.
- تقوم الوزارة بأعداد ونشر الاستبيان وتحديد مدة عرض الاستبيان.
- يتم دعوة المتعاملين للمشاركة في الاستبيان.
- يتم اغلاق الاستبيان بعد انتهاء الفترة
- يتم تحليل البيانات واتخاذ اللازم بناء على النتائج
التصويت:
يتم استطلاع الرأي حول موضوع معين كالتالي:
- يتم تحديد الهدف من التصويت من قبل الجهة المستفيدة واعداد السؤال ومدة عرض السؤال
- يطرح التصويت على الموقع ودعوة المجتمع للمشاركة في التصويت
- يقوم المتعاملين مع وزارة الخارجية من خلال البوابة الالكترونية وتطبيقات الأجهزة الذكية بالتصويت حول الموضوع.
- يتم عرض نتائج التصويت مباشرة.
- يتم أرشفة السؤال ونتائج التصويت بعد انتهاء مدة العرض.
- تستخدم الوزارة النتائج لدراسة الموضوع المطروح.
مواقع التواصل الاجتماعي:
- تقوم الوزارة بنشر الأخبار، الرسائل ,الصور ومقاطع فيديو التي ترغب بمشاركتها مع المجتمع من خلال حساباتها في شبكات التواصل الاجتماعي.
- يقوم المجتمع بالتفاعل والتعليق على المطروح
- تقوم الوزارة بمراقبة التعليقات, جمعها وتحليلها ومن ثم الاستفادة منها بحسب أهداف الدراسة
