Prozessoptimierung
Das Qualitätshandbuch gibt dem Steuerberater ein Instrument an die Hand, mit dem er seine Kanzleiprozesse überprüfen und gegebenenfalls anpassen kann. Ziel ist dabei, die Prozesse zu vereinheitlichen, damit in der Kanzlei alle Mitarbeiter nach den gleichen Grundsätzen arbeiten. Dies ermöglicht es, Schnittstellen zwischen den einzelnen Prozessen innerhalb der Kanzlei eindeutig zu definieren.
Beispielsweise weiß der Mitarbeiter, der den Jahresabschluss erstellt und die abschlussreife Finanzbuchhaltung vom FIBU-Sachbearbeiter übernimmt, genau, welche Arbeiten in der Finanzbuchhaltung erledigt wurden und welche noch nicht. Auf diese Weise wird systematische Qualitätssicherung in der Steuerberaterpraxis implementiert. Doppelarbeiten werden vermieden und damit die Effizienz deutlich erhöht.
Die Benutzung von Checklisten ermöglicht es darüber hinaus, beispielsweise bei Krankheit eines Sachbearbeiters sofort festzustellen, wie weit dessen Arbeit gediehen ist, und diese nahtlos weiterzuführen. Die klar strukturierten Prozesse erleichtern zudem die Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Nicht zuletzt vereinfacht das System die Qualitätskontrolle durch den verantwortlichen Berufsträger.
Das System gewährleistet, dass das in der Kanzlei vorhandene Wissen jederzeit für alle Mitarbeiter verfügbar ist und notwendige Informationen diesen nicht zufällig erreichen. Die Autoren sind sich sicher, dass die starke Erhöhung der Transparenz der Kanzleiprozesse im erheblichen Maße zur Qualitäts- und Effizienzsteigerung beitragen wird.
Neben den umfangreichen Erläuterungen ist die elektronische Darstellung der Prozesslandschaft der Steuerberaterpraxis das zentrale Hilfsmittel, mit dem die Herausgeber einen wichtigen Beitrag zur weiteren Verbesserung der Leistungserstellung in den Steuerberaterpraxen leisten wollen.
Sicher bedeutet eine optimierte Prozessorganisation nicht zwangsläufig auch eine bessere Beratungsleistung des Steuerberaters. Allerdings ist diese einer Beurteilung durch die Mandanten und potenziellen Mandanten ohnehin schwer zugänglich.
Zu komplex sind die Leistungen und zu oft stellt sich erst Jahre später heraus, ob ein Rat gut oder schlecht war. Daher sind die laufenden Tätigkeiten wie Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Jahresabschlusserstellung sowie die allgemeine Servicequalität ganz entscheidend für die Qualitätswahrnehmung der Mandanten.
Zudem steckt in diesen Prozessen das größte Rationalisierungspotenzial. Hier setzt systematisches Qualitätsmanagement an.