|
Fyrsti alþjóðlegi staðallinn um skjala-stjórn, ISO 15489
Upplýsingar og skjalfesting - skjalastjórn, hlutar 1 og 2,
tók gildi 2001. Hann var þýddur og gefinn út sem íslenskur staðall
2005. Nú hafa báðir hlutar staðalsins frá 2001 verið felldir úr
gildi og ný útgafa verið gerð að íslenskum staðli.
Áherslur í nýju útgáfunni
Ný og endurskoðuð útgáfa af fyrri hlutanum tók gildi sem
alþjóðlegur staðall árið 2016. Þann 15. maí síðastliðinn tók nýja
útgáfan gildi sem íslenskur staðall, ÍST ISO 15489-1:2016
Upplýsingar og skjalfesting - skjalastjórn - 1. hluti:
hugmyndir og meginreglur. Ástæður þess að talið var
nauðsynlegt að endurskoða
staðalinn eru meðal annars þær að skjalastjórn er nú mun
samtvinnaðri og heildstæðari hluti af stjórnun skipulagsheilda en
áður var um leið og magn skjala í rafrænu formi fer sífellt
vaxandi.
|
Jóhanna Gunnlaugsdóttir.
|
Fyrri hluti endurskoðaðrar útgáfu
fjallar um hugtök og meginreglur. Þar segir til dæmis í
skilgreiningu á hugtakinu "skjal" að það sé ekki einungis "sönnun"
heldur einnig "eign" skipulagsheildar eða einstaklings sem er
viðbót við skilgreininguna í eldri útgáfu staðalsins. Þá er ríkari
áhersla lögð á vöktun og mat í nýju útgáfunni heldur en í þeirri
eldri og enn fremur á hæfni og þjálfun. Mikið er lagt upp úr
stýringum skjala í nýju útgáfunni og þar eru fjórir flokkar
stýringa ræddir: Yfirlit lýsigagna, skjalaflokkunarkerfi, reglur um
aðgang og heimild/leyfi og ákvörðunarvald ráðstöfunar. Samkvæmt
nýju útgáfunni ættu vinnuferli að vera samtvinnuð verklagsreglum og
"gildandi" kerfum sem þýðir að skjöl eiga ekki að vera í
einangruðum kerfum. Þessi vinnuferli innihalda: Myndun skjala,
föngun skjala, flokkun og lyklun, geymslu skjala, notkun og
endurnotkun, yfirfærslu eða vörpun og ráðstöfun.
Leiðbeiningar í smíðum
Vinnuhópar hjá ISO vinna nú að tilteknum efnisatriðum sem eiga að
koma fram í útgáfunni af öðrum hluta staðalsins (leiðbeiningum -
guidelines). Þessi atriði eru: Lýsigögn, skjalastjórn, stjórnkerfi
fyrir skjöl, ráðstöfun, skipulag/innri arkitektúr - gerð/stíll
skipulagsheildar, mat, kerfishönnun fyrir skjöl og skjöl í skýjum.
Á þessum tímapunkti er ekki tímabært að fjalla nánar um annan hluta
staðalsins þar sem hann er enn í vinnslu. Óskandi er að hægt verði,
í kjölfar nýrrar og endurskoðaðrar útgáfu síðari hlutans, að þýða
hann á íslensku.
Tengsl við aðra staðla
Spurningar hafa vaknað um tengsl ISO 15489 við ISO
30300-staðlaröðina - einkum ISO 30301 Information and
documentation - management systems for records - requirements
sem er vottunarstaðall andstætt ISO 15489. ISO 30300-staðlaröðin
kemur ekki í staðinn fyrir ISO 15489 heldur eru þetta tengdir
staðlar. Tekið er fram í inngangi ISO 30300 Information and
documentation - management systems for records - fundamentals and
vocabulary að ISO 15489 sé grundvallarstaðallinn (e.
the foundation standard) sem setur fram bestu venjur við
skjalastjórn. Kröfurnar í ISO 30301 byggja á meginreglum og
aðferðum hans. Stjórnkerfi fyrir skjöl beinist að því að stjórna
skipulagsheildinni á meðan skjalastjórnarstaðallinn beinist að því
að stjórna skjölum og skjalakerfum. Nauðsynlegt er að innleiða ISO
15489 til þess að geta komið upp stjórnkerfi fyrir skjöl eftir
kröfum ISO 30301. Rétt er að geta þess að ISO 30301 er nú í
endurskoðun og hefur fengið stöðuna "review" hjá ISO, sem er
áttunda og næstsíðasta stigið í útgáfuferlinu. Í þróun er nýr
staðall, ISO/NP 30301 (new work item proposal). Honum er ætlað að
taka við af eldri útgáfu.
Jóhanna Gunnlaugsdóttir, prófessor við Háskóla
Íslands.
ÍST ISO 15489-1 fæst í Staðlabúðinni.
NÁNAR HÉR
>>
