Ordnungsgemäße Rechnung: Was Shopbetreiber, Dienstleister und Unternehmer wissen müssen

Leider merkt man erst nach Jahren bei einer Betriebsprüfung, ob die Rechnungen den Formvorschriften entsprechen. Wenn dies nicht der Fall ist, drohen hier oft hohe Umsatzsteuernachzahlungen. Sie haben zwar Anspruch auf eine nachträgliche Korrektur der Rechnung. Die Praxis zeigt aber leider, dass dies oft gar nicht mehr möglich ist und der Verwaltungsaufwand diesbezüglich auch sehr hoch ist.

Daher ist es erforderlich, dass Sie Ihre Eingangsrechnung auf Vollständigkeit überprüfen. Auch sollten Ihre Ausgangsrechnungen den Formvorschriften entsprechen, denn das vermeidet unnötigen Ärger und Mehrarbeit. Bei Ausgabenbelege gibt es im Einkommens- und Gewerbesteuerrecht keine speziellen Formerfordernisse. Im Zweifelsfall müssen Sie gegenüber dem Prüfer nachweisen, dass es sich um eine betriebliche Ausgabe handelt.

Sollte der Vorsteuerabzug nicht anerkannt werden, können Sie nur den Bruttobetrag als Aufwand geltend machen.

Was müssen Rechnungen enthalten?

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Eine ordnungsgemäße Rechnung muss folgende Angaben enthalten:

1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
3. das Ausstellungsdatum,
4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),
5. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; in den Fällen des Absatzes 5 Satz 1 den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt,
7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt und
9. in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers.

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Wie sieht es eigentlich bei einer Rechnung aus, die ich als pdf-Datei in einer E-Mail erhalte?

Sie dürfen den Vorsteuerabzug nur dann geltend machen, wenn Sie die „Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts“ durch eine qualifizierte digitale Signatur des Absenders nachweisen können.

Was ist eine qualifizierte Signatur?

Die qualifizierte Signatur ist der eigenhändigen Unterschrift gleichzusetzen. Sie erfüllt höchste Qualitätsstufen. Demzufolge sind auch die Anforderungen an eine solche Signatur entsprechend hoch. Sie ermöglicht eine Identifizierung des Signierenden, dem diese Signatur zugeordnet ist und wird mit Mitteln erzeugt, die der Signierende unter Kontrolle hat. Eine nachträgliche Änderung der Signatur muss feststellbar sein. Des Weiteren muss die Signatur ein qualifiziertes Zertifikat besitzen, welches über einen Zertifizierungsdiensteanbieter erstellt wird.

Was ist ein Zertifizierungsdiensteanbieter?

Der Anbieter stellt Signaturverfahren und Signaturprodukte zur Verfügung. Daher ist er für die Erstellung des Zertifikats, Zertifikatsverwaltung und Registrierung zuständig. Der Zertifizierungsdiensteanbieter muss seine Geschäftsaufnahme der Bundesnetzagentur mitgeteilt haben und unterliegt somit der Aufsicht der Bundesnetzagentur.

Wie bekomme ich eine digitale Signatur auf meine Ausgangsrechnungen?

Dazu wendet man sich am besten an einen Dienstleister, der die Zertifizierung jeder einzelnen Rechnung durchführt. So kann man z.B. beim Anbieter easybill jede Rechnung automatisch digital signieren lassen, bevor diese per E-Mail versandt wird.

Genügt eine pdf-Rechnungen mit eingescannter Unterschrift?

Nein. Eine eingescannte Unterschrift ist keine digitale Signatur im Sinne des Gesetzes.

Kann ein Unternehmen Rechnungen als pdf-Datei an Verbraucher senden?

Diese Frage kann mit ja beantwortet werden. Die oben genannten Voraussetzungen gelten nur zwischen Unternehmern, da nur diese die Vorsteuer geltend machen. Nach einem Urteil des Brandenburgischen OLG gibt es für Rechnungen gegenüber Verbrauchern keine Vorschriften in Bezug auf eine gesetzliche Übermittlungspflicht.

Steuerbefreiung bei Kleinunternehmern nach § 19 UStG

Sollten bestimmte Lieferungen oder Leistungen von der Umsatzsteuer befreit sein, so ist die Rechnung mit einem Hinweis zu versehen. Ein Beispiel dafür könnte sein, wenn der Lieferant unter die Kleinunternehmer-Regelung nach § 19 UStG fällt. Dann könnte auf der Rechnung folgender Hinweis stehen „Umsatzsteuerfreie Leistung nach § 19 UStG“.
Ein weiteres Beispiel für Umsatzsteuerfreie Leistungen kann zum Beispiel der innergemeinschaftliche Erwerb von Lieferungen und Leistungen sein, bei Vorlage der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Wie lange müssen Rechnungen eigentlich aufbewahrt werden?

Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt 10 Jahre.

Was ist eigentlich mit Rechnungen die auf Thermopapier gedruckt werden?

Diese Rechnungen verblassen über die Jahre und sind deshalb kaum noch lesbar. Sie sollten daher, solche Rechnungen auf Normalpapier kopieren und diese der Originalrechnung beilegen.