Procesní řízení
Procesní řízení je dnes již běžné, na začátku je však účelné objasnit si tento pojem.
Prozatím se v organizování vnitřních činností podniků používá především funkční (hierarchické) řízení vyjadřované pomocí organizačního schématu. Tento způsob řízení a organizování zachycuje jenom menší část pracovníků podniku tzv. pracovníky technicko-hospodářské, kteří tvoří jen asi 10 – 25% osazenstva podniku. Vůbec v něm není uvažováno s pracovníky dělnických profesí, kteří tvoří většinu zaměstnanců.
Organizování tímto funkčním způsobem řeší především otázku dělby práce v podniku, specializaci pracovníků a jejich kompetencí. Mimo to je v organizačním schématu vyjádřen vztah podřízenosti a nadřízenosti mezi jednotlivými pracovníky a organizačními jednotkami. Vzniká mnoho komunikačních a kompetenčních bariér v důsledku ohraničených organizačních jednotek.
Nový procesní směr v organizování podniků
Nový procesní směr v organizování podniků vychází ze skutečnosti, že každý produkt (výrobek nebo služba) vzniká určitým sledem činností tedy procesem. Tomu je přizpůsoben i nový způsob zobrazování organizačních vztahů pomocí procesního (postupového) diagramu zahrnujícího všechny potřebné činnosti, vazby mezi nimi, jejich souslednost a zodpovědné pracovníky. Tento způsob organizování také zahrnuje všechny pracovníky, kteří se na procesech podílejí, tedy i dělníky. Snižuje se také potřeba řídící práce, protože pracovníci jsou organizováni mezi sebou a řešení řady situací je vyznačeno předem. Jsou stanoveny rozhodovací činnosti a pracovníci zodpovědní za jejich řešení.
Procesní řízení je možno realizovat v několika úrovních podle míry podrobnosti.
-
úroveň činností(aktivit) - každý proces je rozdělen na jednotlivé činnosti (aktivity), které je možno členit na:
- výkonné (transformační)
- kontrolní
- rozhodovací
-
úroveň událostí - každá činnost začíná a končí událostí. Tím je možno sledovat činnost nejen jako celek, ale i její jednotlivé výskyty v reálném čase. Tady je možno realizovat řízení procesů (workflow), ve kterém se činnosti střídají s událostmi. Modely procesů na této úrovni nazýváme dynamické .
Z hlediska neustálého zlepšování je možno uvést, že čím podrobnější úroveň, tím větší úvodní náklady na zpracování, ale také tím větší potenciál pro analýzy a zlepšování.
Procesů v organizaci je mnoho, jejich propojením vzniká procesní mapa (procesní síť), která významně přispívá ke znázornění vazeb mezi procesy, což je důležité zvláště při slučování výsledků procesů (montážích). Tato mapa musí splňovat řadu podmínek a základní z nich je, že jednotlivý proces nikde nekončí, ale musí na něj navazovat proces další. Takže procesní mapa je soustava navzájem provázaných procesů a nikde se nevyskytuje začátek nebo konec této sítě. Praxe ukazuje, že největším problémem není přímý průběh procesu, ale přechody mezi procesy a koordinace jejich souběhu při předávání jejich výsledků (dílčích produktů).V procesní mapě musí být řešen nejen přímý průběh procesů, ale také jejich větvení a cyklení.
Pro uplatnění procesního řízení jsou důležité nejenom programové a organizační nástroje, ale také práce s lidmi a přeměna jejich myšlení z funkčního řízení na řízení procesní. To znamená, přejít od stavu kdy se pracovník řídil především příkazy svého nadřízeného do stavu, kdy hlavním smyslem práce každého pracovníka obsloužit proces do kterého je zařazen.
Zavedení procesního řízení je v současné době nezbytným předpokladem pro zavádění všech dílčích systémů a pro použití progresivních metod řízení. Zde nadefinované a popsané procesy jsou pak dále sledovány a ovládány v systému řízení procesů (workflow).
Co Vám přineseme s procesním řízením?
Procesní řízení přináší především:
-
zvýšení rychlosti řízení a zkrácení doby odezvy na požadavky zákazníka
-
snížení potřeby řídící operativní práce
-
zvýšení výkonnosti organizace
-
možnost analyzování procesů a jejich zlepšování
-
splnění základní části požadavků norem řízení jakosti ISO řady 9000
-
stanovení jednoznačné pravomoci a odpovědnosti