«Бухгалтерия» продолжает цикл публикаций об электронном документообороте (ЭДО)(1). На этот раз поговорим об обмене электронными документами с контрагентами. Обмен оригиналами документов в электронном виде, бесспорно, повышает эффективность работы бухгалтера, а значит, повышает его статус в глазах руководства. В чем именно заключается обмен электронными документами? Как привлечь контрагентов к обмену документами в электронном виде? Какими документами можно обмениваться? В данной публикации вы найдете ответы на эти вопросы, а также узнаете, как осуществлять электронный документооборот с теми, у кого нет лицензионного программного обеспечения.
Предприятия, которые уже автоматизировали документооборот, оценили простоту и скорость работы с документами в электронном виде. Но документооборот — процесс не односторонний. А потому удобство, которое приносит его электронизация, зависит и от того, насколько этот инструмент распространен среди ваших контрагентов.
Если же ваш постоянный поставщик, например, настойчиво высылает бумажные договоры, счета и прочие первичные документы и просит от вас документы в аналогичном формате, он замедляет не только свою, но и вашу работу. И об этом ему обязательно стоит сообщить, если вы цените свое время. К тому же, электронный документооборот не только обеспечивает моментальную отправку, но и имеет все свойства бумажного. К примеру, в программе «M.E.Doc» есть уникальная функция согласования первичных документов в модуле «ЭДО Базовый». Он знаком большинству бухгалтеров, которые хоть раз столкнулись с регистрацией налоговых накладных и расчетов корректировки.
С кем возможен обмен электронными документами?
Как узнать, с кем из своих контрагентов можно обмениваться документами в электронном виде, и как привлечь их к этому процессу? Ввиду широкой распространенности программы «M.E.Doc» внедрение электронного документооборота с помощью ее инструментов станет процессом простым и удобным. Ведь для этого не нужно покупать, устанавливать и изучать новое программное обеспечение — эта программа наверняка уже есть как минимум у 70% ваших контрагентов. А значит, они имеют все необходимое для получения документов от вас и, вполне вероятно, уже наладили этот бизнес-процесс с некоторыми из своих партнеров.
Для того чтобы стимулировать контрагентов обмениваться с вами документами в электронном виде, отправьте им уведомление о том, что отныне есть такая возможность. А в договоре пропишите пункт о новой схеме обмена первичными документами.
К слову, в той же программе «M.E.Doc» можно посмотреть, у кого из партнеров поддерживается возможность электронного документооборота. Для этого нужно:
В разделе Довідники выбрать Контрагенти (см. рис.1).
Рис.1
В графе Документообіг есть 2 варианта: Можливий и Ні (см. рис.2).
Рис.2
Если у контрагента установлен модуль программы «M.E.Doc» для электронного документооборота, в графе будет отражено Можливий.
Какими документами можно обмениваться?
Украинские бухгалтеры уже давно обмениваются оригиналами документов в электронном виде. Как мы уже отмечали в предыдущей публикации, представление отчетов, регистрация налоговых накладных и расчетов корректировки в ЕРНН — это тоже электронный документооборот, только с государством. Многие отправляют налоговые накладные и своим контрагентам. А ведь точно так же можно обмениваться и договорами, счетами, актами и любыми другими первичными документами, независимо от того, есть ли у них стандартная форма или это созданный в «M.E.Doc» индивидуальный шаблон для данного предприятия.
Также существует в «M.E.Doc» и решение для предприятий со специфическими потребностями и активным документооборотом. Это — отдельный модуль «ЭДО Расширенный», который позволяет создавать, помимо прочего, сводные налоговые накладные, регистрировать и обмениваться «акцизными» документами и товарно-транспортными накладными, а также обмениваться документами с вложениями. То есть с его помощью, в частности, можно отправить любой пакет документов, который включает чертежи, инструкции, техническую документацию и прочее, например, в Excel или другом формате. Главное, что все эти документы будут подписаны цифровой подписью, а значит, защищены от изменений и «чужих рук».
Что делать, если ваш контрагент не работает в «M.E.Doc», но хочет попробовать обмениваться документами в электронном виде? Есть решение и для таких ситуаций. Создать, подписать цифровой подписью и отправить документ вы можете, как обычно, в программе «M.E.Doc». А получить его контрагент сможет в демоверсии программы или демоверсии веб-сервиса «СОТА», воспользовавшись бесплатными возможностями данного программного обеспечения. При этом контрагент может как принять, так и отклонить документ (правда, без возможности указания причины отклонения, его редактирования или вывода на печать — такие функции доступны только в лицензионных версиях). Но все же он получит оригинал документа, и у вас не будет необходимости дублировать его и отправлять в бумажном виде. Поэтому получатель сможет оценить быстроту и легкость такого обмена, что наверняка подтолкнет его к переходу на полноценный электронный документооборот со всеми его преимуществами.
Итак, теперь вы знаете, какими документами можно обмениваться в электронном виде и как проверить, у кого из ваших контрагентов поддерживается возможность электронного документооборота. Кроме того, вам уже известна небольшая хитрость, как можно отправлять юридически значимые документы в электронном виде тем, кто еще не приобрел специальное программное обеспечение. Надеемся, эти знания облегчат процесс перехода вашего предприятия на электронный документооборот!
(1)В предыдущем материале читатели ознакомились с преимуществами электронного обмена по сравнению с бумажным, узнали, как начать его внедрение, и развеяли свои опасения по поводу законности этого инструмента. Подробнее см.: Савчук В. Электронный документооборот: с чего начать? // Бухгалтерия. — 2016. — № 50. — С.38—39 (прим. ред.).